Šta je organizacija? Kako teoretičari menadžmenta gledaju na predmet „organizacija“? Organizacija je stabilna formalna društvena struktura, koji uzima resurse iz okoline i prerađuje ih za proizvodnju proizvoda. Subjekt „organizacija“ se takođe smatra integralnim organizmom (prema A. Fayolu
- „jedinstvo materijalnog i društvenog“) i kao cjelokupni radni kolektiv. Organizacija (kompanija, preduzeće, itd.) je prožeta mnogim tokovima informacija. Ovi tokovi se mogu definisati kao eksterno i interno informaciono okruženje bilo koje organizacije.
Kompanija mora stalno pratiti glavne komponente spoljašnje okruženje, koji uključuju ekonomske, tehnološke, političko-pravne, socio-kulturne i fizičko-ekološke faktore.
Poznato je koliko je preduzeće zavisno od promena u spoljnom okruženju. Analiza povoljnih eksternih prilika i pretnji delatnosti preduzeća podrazumeva prikupljanje, obradu i procenu značaja za preduzeće najvažnijih promena u spoljnom okruženju (ekonomskih, društvenih, tehničkih, političkih, međunarodnih).
b. Okruženje indirektnog uticaja na organizaciju
Eksterno okruženje karakteriše:
međupovezanost faktora, izražavajući nivo sile kojom promena jednog faktora utiče na druge;
složenost, određena brojem faktora na koje preduzeće mora da odgovori i nivoom njihove varijabilnosti;
dinamizam, koji odražava relativnu brzinu promjena u vanjskom okruženju pod utjecajem promjena tehnologije i tehnologije, konkurencije itd.;
nesigurnost, procijenjena količinom informacija dostupnih preduzeću i njihovim kvalitetom.
Rezultat analize stanja i trendova promena u spoljnom okruženju preduzeća je lista pretnji i novonastalih povoljnih prilika za preduzeće.
Interni tokovi informacija određuju se odnosima koji su se razvili unutar radne snage, kao i znanjem o proizvodnji (know-how). Na interne tokove informacija utiču proizvodni i kadrovski parametri. Proizvodni parametri obuhvataju karakteristike ekonomskih strateških oblasti, organizaciju i napredak proizvodnog procesa, korporativnu kulturu, korišćenu tehnologiju itd. Personalni parametri uključuju psihološke karakteristike osoblje, lične ambicije, mogućnosti profesionalni razvoj, spremnost na saradnju.
Koji pristup može koristiti konsultant za analizu unutrašnjeg okruženja organizacije? Za analizu unutrašnjeg okruženja organizacije primenjujemo se sistemski pristup, budući da se organizacija sastoji od mnogo dijelova (elemenata koji su međusobno usko povezani).
Savremene metode Transformacije preduzeća su vezane za informatičku tehnologiju, tako da utiču ne samo na organizaciju, već i na njen informacioni sistem.
Zapamtite!
Informacioni sistem je sistem koji implementira automatizovano prikupljanje, obradu i manipulaciju podacima i uključuje tehnička sredstva za obradu podataka, softver i uslužno osoblje.
Drugim riječima, Informacioni sistem je složena kombinacija opreme (računara), softver, procedure, dokumentaciju i osoblje odgovorno za unos, kretanje, upravljanje i distribuciju podataka i informacija.
Kao i kod svakog sistema, važno je da komponente IS-a rade zajedno, da su kompatibilne, da imaju minimalnu redundanciju, da budu što je moguće kompletnije i da su međusobno dobro usklađene.
Stvaranje novog informacionog sistema dovodi do više promena od promene hardvera i softvera. Dizajniranje nove informacije
sistema, redizajniramo organizaciju u cjelini. To podrazumijeva promjene u radu, kvalifikacijama i upravljanju poslovnim procesima.
Faktori okruženja eksterni za organizaciju utiču na stvaranje i strukturu informacionih sistema.
Primjeri vanjskih utjecaja su:
- povećanje troškova korišćenja radne snage, sirovina i informacionih resursa;
- konkurentske akcije drugih organizacija;
- promjene u zakonodavstvu i propisima državne kontrole.
Sa ekonomske tačke gledišta, sistemi informacionih tehnologija mogu se smatrati sredstvima za proizvodnju koja slobodno zamenjuju kapital i rad. Od troškova informacione tehnologije pad, oni zamenjuju rad, koji istorijski ima sve veće troškove.
Informacione tehnologije, smanjenjem materijala i drugih sredstava za sticanje i analizu informacija, omogućavaju organizacijama smanjenje ukupni troškovi. Oni olakšavaju menadžerima praćenje veliki broj zaposlenima.
Osim toga, prema mišljenju stručnjaka:
sa prelaskom sa centralizovanog na decentralizovano upravljanje, postavilo se pitanje stvaranja informacione tehnologije koja bi se mogla koristiti za pružanje potrebnih informacija menadžerima i njihovim partnerima koji donose odluke u decentralizovanim uslovima;
upotreba informacionih tehnologija treba da izjednači organizacionu složenost preduzeća;
upotreba informacione tehnologije treba da obezbedi komercijalno održiva sučelja i kompresiju internih i eksternih informacija;
odabrana informaciona tehnologija mora da obezbedi odgovarajuću komunikacijsku strukturu, uključujući komunikacijsku strukturu virtuelnih preduzeća (implementacija modernih visokih performansi organizacione projekte, na primjer, stvaranje virtuelnih organizacija, bez striktne veze proizvodnih lokacija sa određenom lokacijom, zahtijeva puno korištenje potencijala informacijske tehnologije uz pomoć telekomunikacija);
informaciona tehnologija treba da obezbedi integraciju decentralizovanih sistema (virtuelne međusektorske poslovne grupe mogu postati organizaciona poluga)1.
Istraživanje teorije ponašanja pružilo je nekoliko dokaza da informacioni sistemi automatski transformišu organizacije. Istraživači su proučavali upleteno složene veze, kroz koje organizacije i informacione tehnologije međusobno utiču jedna na drugu.
Prema njima, informaciona tehnologija može promijeniti hijerarhiju donošenja odluka u organizacijama, smanjujući troškove sticanja informacija i šireći njihovu upotrebu. Upotreba novih informacionih tehnologija omogućava organizaciji da:
- brzo odgovoriti na promjene u preferencijama potrošača i eksternim konkurentsko okruženje;
- smanjiti trajanje perioda od razvoja proizvoda do njegovog lansiranja
- osigurati kvalitet „prvi put“;
- napraviti nekoliko modifikacija proizvoda i proizvoditi robu po narudžbi;
- smanjiti vrijeme isporuke;
- tačno ispunjava narudžbe;
- koristiti individualni pristup korisničkoj službi;
- brzo implementirati nove tehnologije i razvijati kreativnost i inovativnost;
- brzo reagovati na razvoj konkurencije.
- Kako razumete pojam "organizacija"?
- Objasnite koji su to eksterni i unutrašnji tokovi informacija u organizaciji.
- Objasnite zašto je sistemski pristup primenljiv na analizu unutrašnjeg okruženja organizacije.
- Objasnite šta je informacioni sistem.
- Opišite eksterno okruženje organizacije. Od kojih elemenata se sastoji?
- Objasnite kako informaciona tehnologija utiče na organizaciju.
Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod
Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.
Slični dokumenti
Istraživanje karakteristika informacionih tehnologija u organizacijama razne vrste. Informacijske veze u korporativni sistemi. Informaciona tehnologija kao sredstvo formiranja upravljačke odluke. Metode prikupljanja, prenošenja i obrade informacija.
prezentacija, dodano 09.09.2013
Osobine i nedostaci linearno-funkcionalne upravljačke strukture. Uloga funkcionalnih organa. Proces decentralizacije upravljanja u okviru linearno-funkcionalne strukture. Komplikacija unutrašnjih i eksternih odnosa. Uvođenje tehničkih inovacija.
prezentacija, dodano 24.03.2013
Upoznavanje sa karakteristične karakteristike informacijske i industrijske ere. Proučavanje linearne, linearno-funkcionalne i divizijske strukture upravljanja. Razmatranje osnova softverske regulacije isporuke komponenti proizvodnom procesu.
prezentacija, dodano 08.10.2014
Suština i glavne karakteristike eksternog okruženja preduzeća. Proces praćenja spoljašnjih uslova organizacije u cilju utvrđivanja mogućnosti i pretnji za nju. Određivanje informacija o kritičnim tačkama okruženja i tehnike formiranja baze podataka.
test, dodano 25.02.2015
rad na kursu, dodano 23.03.2016
Koncept informacione tehnologije u menadžmentu je skup informacionih, ekonomskih i matematičkih metoda, tehničkih, softverskih i drugih tehnoloških alata namenjenih prikupljanju, obradi informacija i donošenju upravljačkih odluka.
test, dodano 12.03.2010
Koncept i Uporedne karakteristike organizacione strukture preduzeća: linearne, linearno-funkcionalne, matrične, projektne, divizijske. Opis rada i strukture preduzeća sa linearno-funkcionalnom strukturom upravljačke organizacije.
kurs, dodan 19.05.2011
bezbedno skladištenje informacija
Pojam, uslovi formiranja i glavne komponente informacionog okruženja organizacije
On početna faza vrijednost informacija određena je mogućnošću njihovog korištenja za rješavanje problema organizacijskog upravljanja.
IN poslednjih godina Značajna dostignuća u oblasti razumijevanja uloge informacija u aktivnostima organizacija vezana su za razvoj informatike – nauke koja proučava procese prenosa, obrade i skladištenja informacija. Kao rezultat istraživanja, utvrđeno je da u praktičnim zadacima upravljanja informacija djeluje kao objektivna kategorija, igrajući ulogu regulatora aktivnosti organizacije, koja odražava zahtjeve okruženja. Na isti način, sistem unutarorganizacijskih informacionih komunikacija osigurava da se u obzir uzme uticaj svojstava unutrašnjeg okruženja na rad organizacije.
Ova svojstva objektivno određuju vodeću ulogu informacija u razvoju svake organizacije. Što je organizacija složenija u svojoj strukturi, to se koriste veće količine internih i eksternih informacija da bi se osiguralo njeno funkcionisanje. Stoga je nivo informatizacije organizacije vodeći pokazatelj generalizovanog koncepta kvaliteta organizacije i određuje njenu sposobnost opstanka u konkurentskom okruženju.
U mnogim funkcijama koje informacije obavljaju u životu organizacije, treba naglasiti dva glavna faktora.
Prvi od njih je zbog činjenice da su informacije korištene u proizvodni proces, je produktivne prirode i stoga igra ulogu resursa neophodnog za oslobađanje konačnog proizvoda. Ovo svojstvo se posebno jasno očituje u djelatnostima preduzeća za koje su informacije predmet i proizvod rada. To uključuje javne i privatne organizacije koje su uključene u koordinaciju i upravljanje aktivnostima drugih organizacija, uključujući marketinške agencije. Predmet aktivnosti potonjeg su informacije o stanju tržišta i akcijama njegovih subjekata, a rezultat rada su informacije koje se koriste u sistemima upravljanja organizacijama. Druga karakteristika uticaja informatizacije na život organizacija je da je razvoj pristupa informacijama kao samostalnom objektu doveo do stvaranja novog naučnog pravca – informacione ekonomije.
Glavni element okruženja za upravljanje informacijama su informacije, a glavni cilj je da se zaposlenima u organizaciji pruži potrebne informacije u pravo vrijeme. U ovom slučaju potrebno je odvojiti vrijedne informacije od praznih informacija kako bi se analiziralo trenutno stanje kontrolnog objekta i razvila ispravna odluka.
Klasična teorija informacija definira informaciju kroz mjeru smanjenja neizvjesnosti znanja o nečemu. Ne može postojati univerzalna definicija informacije zbog neodvojivosti informacija od svojstava subjekta kojem nisu potrebne informacije općenito, ali specifične informacije i odbacuje nepotreban. Koncepti „informacija“ i „informaciona interakcija“ zasnivaju se na signalu i subjektu koji taj signal prima i formira odgovarajuću reakciju na njega.
Kako se organizacija razvija, skup ciljeva i struktura postaju složeniji; potreba za informacijama stalno raste; informacione interakcije postaju komplikovanije.
Subjektivna percepcija informacija (od strane kompanije, tima, pojedinca) neophodna je kada se proučavaju procesi organizacije i samoorganizacije, kada se proučava ponašanje i razvoj svrsishodnih sistema, koji su organizacioni sistemi.
Pravovremenu preraspodjelu informacija u organizaciji obično prati sekretar ili posebno ovlašteni službenik. Njegove odgovornosti također uključuju upravljanje ograničenjima pristupa razne vrste informacije: otvorene, za službenu upotrebu, tajne, strogo povjerljive i od posebnog značaja. Ova odgovorna osoba mora tačno znati kome i koje informacije se mogu prenijeti. Radnici informativna služba mora čuvati i strukturirati informacije, kao i pripremati odgovore na zahtjeve za informacijama u formi prikladnom za rad.
Postoje dva pravca toka informacija koje koristi poslovna organizacija:
- - razmjena informacija sa okruženje;
- - komunikacije unutar organizacije.
Razmjena informacija sa okolinom uključuje:
- - ulazne informacije;
- - izlazne informacije.
Ulazne informacije uključuju sledeće vrste informacije:
- - informacije o strukturi tržišta (marketinške informacije);
- - informacije o aktivnostima vladine agencije, koji sadrži sve potrebne podatke o dokumentima i propisima kojima se reguliše rad organizacija;
- - informacije o socio-ekonomskom stanju u društvu.
Izlazne informacije su aktivni alat koji osigurava stvaranje atraktivnog imidža organizacije i olakšava ulazak organizacije na tržište. U tu svrhu se koristi oglašavanje. Reklamna djelatnost je najbitnija primjena zakona svijesti i urednosti. Drugi izvor objektivnih i pouzdanih izlaznih informacija o aktivnostima organizacije su dokumenti, materijali statističkog, finansijskog i računovodstvenog izvještavanja.
MOSKVA FINANSIJSKO-PRAVNA AKADEMIJA
FILIJALA VLADIMIR
SpecijalitetUpravljanje organizacijom
Opšte regionalno odjeljenje za upravljanje i
državne i opštinske uprave
SAŽETAK
Po disciplini Dokumentacija aktivnosti upravljanja
StudentDrozdova Olesya Vladimirovna
(Puno ime)
GrupaMz 08-6u/2
Na temu: Informativna funkcija dokumenta
Drozdova O.V. ___________________
(puno ime) (potpis)
naučni savjetnik:
Iljuškina N.V. __________________
(puno ime) (potpis)
Vladimir 2009
Uvod…………………………………………………………………………………………………….…..
Poglavlje 1. Pojam dokumenta, njegova svojstva, karakteristike, funkcije………..
Poglavlje 2. Informativna funkcija dokumenta…………………………………..……..
2.1. Informativni sadržaj dokumenta……………………………………………………………..
2.2. Nivoi informacija dokumenta……………………………………………….
2.3. Klasifikacija prema informacijskoj komponenti dokumenta
2.4. Potrebe za informacijama
Zaključak………………………………………………………………………………………………
Spisak referenci…………………………………………………………………………..
Uvod
Trenutno se obim informacija udvostručuje svake tri godine. Društvo doživljava informacioni bum. Svaka organizacija, kao i svaki pojedinac, može postojati samo razmjenom informacija. U sadašnjim ekonomskim uslovima, kada se i situacija i zakonodavstvo veoma brzo menjaju, preduzeća mogu opstati samo ako na vreme saznaju šta, gde, kada i koliko. Drugim riječima, onaj ko ima informaciju kontroliše situaciju.
Nosač informacija je dokument.
Velika pažnja se poklanja organizovanju rada sa informacijama i dokumentima u ekonomski razvijenim zemljama. Naša zemlja je usvojila Zakon o informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija, kojim se utvrđuju pravni standardi za kreiranje, prikupljanje, obradu, akumulaciju, skladištenje, pretraživanje, distribuciju i prezentaciju informacija.
Stvaranje zakonske osnove za korištenje informacija činjenica je značajne promjene odnosa društva prema organizaciji informacionih resursa, spoznaje da informacije i dokumenti kao njihov nosilac, prožimajući sve aspekte upravljanja, utiču na funkcionisanje različitih struktura. i na kraju dovesti do postizanja ekonomskih rezultata.
Dokumenti se koriste u različitim oblastima delatnosti, granama znanja, sferama života i predmet su proučavanja u mnogim naučnim disciplinama. Dakle, sadržaj pojma „dokument“ je višeznačan i zavisi od industrije u kojoj se koristi i u koje svrhe.
Svrha sažetka je sistematizacija, akumulacija i konsolidacija znanja o pojmu „dokument“, posebno o njegovoj informacijskoj funkciji. Svrha sažetka odredila je izbor njegove strukture.Sažetak se sastoji od uvoda, dva dijela i zaključka, popisa literature korišćene pri pisanju rada.
U prvom poglavlju rada proučavaju se pojmovi „dokumenta“, razmatra se klasifikacija dokumenata, analiziraju zahtjevi za dizajn detalja dokumenta i istražuju glavna svojstva, karakteristike i funkcije.
U drugom poglavlju rada ispituje se informatička funkcija dokumenta, koncept njegovog informatičkog sadržaja, nivoi informacija dokumenta, kao i potrebe za informacijama. Zaključak sažima glavne rezultate sažetka.
Poglavlje 1. Pojam dokumenta, njegova svojstva, karakteristike, funkcije
Dokumentacija je uređen proces snimanja informacija na papir ili drugi medij, čime se osigurava njena pravna snaga. U poslovnoj komunikaciji dokumentacija je od posebnog značaja. Zaista, upućivanje na bilo koji usmeni sporazum ili naredbu može biti opovrgnuto ili dovedeno u pitanje, ali ako je ovaj sporazum ili naredba u obliku dokumenta, onda je pozivanje na njega pravno opravdano. Pravila dokumentacije utvrđuju se pravnim aktima svake države ili se razvijaju tradicijom. Rezultat dokumentacije je stvaranje dokumenta.
Savezni zakon „o informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija“ daje sljedeću definiciju pojma „dokument“:
Dokument - Ovo informacije snimljene na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju 1
Ista definicija je data u državnom standardu za pojmove i definicije „Kancelarija i arhiviranje“. Kao i svaki objekat, dokument ima mnogo svojstava (izrazitih kvaliteta).
Uobičajeno je razlikovati nekoliko osnovnih svojstava dokumenta, koje karakterišu odgovarajuće karakteristike: pravna snaga, originalnost, autentičnost.
Pravna snaga dokumenta. Ovo je svojstvo službenog dokumenta, koje mu je dodijeljeno važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ga je izdao i utvrđenim postupkom za njegovo izvršenje 2. Pravna snaga isprave može se osigurati skupom detalja utvrđenih za svaku vrstu dokumenta, tj. obavezni elementi registracije dokumenta 3: naziv organizacije - autor dokumenta, potpis, datum, registarski broj dokumenta, pečat odobrenja, pečat itd.
Originalnost dokumenta. Riječ "original" dolazi od latinske riječi "originalis", što znači originalan, originalan. Obilježje originala je njegova jedinstvenost. „Umnoženi originali“ nisu neuobičajeni, tj. originali sastavljeni u nekoliko primjeraka.
Autentičnost dokumenta. Originalni dokument: dokument, podatak o autoru, vremenu i mjestu nastanka koji, sadržan u samom dokumentu ili identificiran na drugi način, potvrđuje autentičnost njegovog porijekla. Dakle, konačna verzija dokumenta, pravilno izvedena i potpisana, naziva se originalnim službenim dokumentom. Ovo može biti prva ili jedna kopija originalnog dokumenta. Duplikat dokumenta: duplikat originalnog dokumenta koji ima pravnu snagu.
Svaki dokument je multifunkcionalan (multifunkcionalan), tj. sadrži različite funkcije koje vremenom mijenjaju svoje dominantno značenje. Razlikuju se opće i posebne funkcije. Opći su informativni, društveni, komunikativni, kulturni; posebna - upravljačka, pravna, funkcija istorijskog izvora, računovodstvena funkcija.
Slika 1. Funkcije dokumenta
Društvena funkcija je također inherentna mnogim dokumentima, jer stvoreni su da zadovolje različite potrebe kako društva u cjelini tako i njegovih pojedinačnih članova. Sam dokument također može utjecati na njihove društvene odnose ovisno o njihovoj namjeni i ulozi u datom društvu, te može ne samo potaknuti njihov razvoj društvenih procesa, već ih i usporiti.
Komunikativna funkcija obavlja zadatak prenošenja informacija u vremenu i prostoru, informacijske komunikacije između članova društva. Bez razmjene informacija, mišljenja i ideja, društvene veze se ne mogu održati. Mogu se razlikovati dvije kategorije dokumenata u kojima je jasno izražena komunikativna funkcija: 1) dokumenti orijentisani u jednom pravcu (zakoni, uredbe, naredbe, naredbe, uputstva, pritužbe, dopisi i dr.); 2) dokumenta dvostranog važenja (poslovna i lična prepiska, ugovorna dokumenta i dr.).
Kulturna funkcija - sposobnost dokumenta da se sačuva i prenese kulturne tradicije, estetske norme, rituali prihvaćeni u društvu (film, fotografija, naučno-tehnički dokument, itd.).
Funkciju upravljanja obavljaju službeni dokumenti koji su posebno kreirani za potrebe iu procesu upravljanja (zakoni, propisi, povelje, protokoli, odluke, sažetci, izvještaji itd.). Ovi dokumenti igraju važnu ulogu u informacijama osiguranje upravljanja, oni su raznoliki i odražavaju različite nivoe odlučivanja.
Pravna funkcija je inherentna dokumentima koji fiksiraju promjene pravnih normi i prekršaja. Možemo razlikovati dvije kategorije dokumenata koji imaju pravnu funkciju: one koji je u početku posjeduju i one koji je privremeno stiču. U prvu grupu spadaju svi dokumenti kojima se uspostavljaju, objedinjuju, menjaju pravne norme i pravni odnosi ili prestaju njihovo važenje, kao i drugi dokumenti koji podrazumevaju pravne posledice. Ovo uključuje sve pravne akte organa javne vlasti (zakoni, uredbe, odluke, itd.), sudske, tužilačke, notarske i arbitražne akte, sve ugovorne, identifikacione dokumente (pasoši, propusnice, potvrde, itd.) i prateće finansijske dokumente (fakture, nalozi za prijem, zahtjevi za plaćanje itd.) U drugu kategoriju spadaju dokumenti koji privremeno stiču ovu funkciju, koji su dokazi bilo kakvih činjenica na sudu, istražnim organima i tužilaštvu, notarskoj kancelariji, arbitraži. U principu, svaki dokument može biti dokaz i time privremeno imati pravnu funkciju.
Funkciju istorijskog izvora proučava istorijska nauka. Postoje dva gledišta: prvo - dokument postaje istorijski izvor od trenutka kada je prebačen u arhiv; drugi - dokument ima ovu funkciju od trenutka nastanka, ali tu funkciju osoba ostvaruje tek kada dokument uđe u arhivu. Dakle, ova funkcija počinje da dominira u dokumentu ako djeluje kao izvor informacija za istoričara koji proučava određeni problem.
Računovodstvena funkcija daje ne kvalitativnu, već kvantitativnu karakteristiku informacija koje se odnose na ekonomske, demografske i druge društvene procese u svrhu njihove analize i kontrole. Glavne vrste računovodstva – statističko, računovodstveno, operativno – ogledaju se u statističkim i finansijsko-ekonomskim dokumentima, planiranju, izvještavanju i dokumentaciji.
Navedene funkcije mogu se podijeliti na funkcije operativne prirode čije je trajanje ograničeno (upravljačke, pravne, računovodstvene) i funkcije trajne prirode (informacijske, društvene, istorijski izvor). Na primjer, svedočanstvo o maturi sadrži informativne, kulturne, društvene, pravne i istorijske izvorne funkcije, druge primjere. 4
Poglavlje 2. Informaciona funkcija dokumenta
Pojava dokumenta, kao što je već napomenuto, nastala je zbog vrlo specifičnih društvenih potreba, odnosno potrebe da se objedine, sačuvaju i prenesu (emituju) informacije. Ove funkcije su najvažnije u dokumentu i inherentne su svim dokumentima. Imenovane funkcije su, pak, usko povezane sa karakteristikama i metodama dokumentovanja, skladištenja, prenošenja, korišćenja informacija, njihove dostupnosti, prirode materijalnog nosioca informacija itd. Dokumentolozi ih često kombinuju u jednu informacijsku funkciju, što je teško opravdano, budući da je informacija dubinska, suštinska karakteristika dokumenta, uz njegovu društvenu prirodu.
Jedna od najvažnijih funkcija svakog dokumenta je, naravno, funkcija osiguranja i prikupljanja informacija. To je ono što presudno određuje stvaranje dokumenta. Osoba na taj način pokušava “zaustaviti trenutak”. U procesu implementacije ove funkcije dolazi do materijalizacije informacija, čime se stvaraju potrebni preduslovi da dokument obavlja niz drugih funkcija. Transfer informacija pokriva sve nivoe društvenog sistema i njegove različite podsisteme. Može biti interaktivna, tj. voditi u režimu dijaloga; može se izvoditi u bilo kojem smjeru: odozgo prema dolje ili odozdo prema gore.
Pojava i široko rasprostranjenje poslednjih decenija računarskih, telekomunikacionih i svemirskih komunikacionih mreža i prenosa informacija (Intersputnik, Internet sistemi, Email itd.) naglo su povećali brzinu i obim prenosa informacija i, kao posljedicu, komunikacijske sposobnosti dokumenta.
Informacije snimljene na materijalnom mediju mogu se koristiti mnogo puta. Stoga je pohranjivanje informacija jedna od najvažnijih funkcija dokumenta. Nije slučajno da je značajan broj posebnih institucija i organizacija angažovan na realizaciji ove funkcije (zajedno sa ostalima).
Informacijska funkcija je određena potrebom prikupljanja informacija u svrhu čuvanja i prijenosa i inherentna je svim dokumentima bez izuzetka. Razlog za pojavu bilo kojeg dokumenta je potreba da se zabilježe informacije o činjenicama, događajima, pojavama, praktičnim i mentalnim aktivnostima.
Informacije sadržane u dokumentima mogu se podijeliti na:
1) retrospektivan (koji se odnosi na prošlost);
2) operativni (tekući);
3) obećavajući (odnosi se na budućnost).
Postoje i druge klasifikacije informacija. Na primjer, podjela na primarne i sekundarne; po žanru; vrste; nosioci itd. Svaki dokument ima informacijski kapacitet (ili informacioni potencijal), tj. kvantitet i kvalitet informacija.
Informacioni kapacitet karakterišu sledeći pokazatelji: potpunost, objektivnost, pouzdanost, optimalnost, relevantnost informacija, njihova korisnost i novina. Što su ovi pokazatelji veći, to je dokument vredniji.
2.1. Informativni sadržaj dokumenta
Informativni sadržaj dokumenta je stepen njegove semantičke i sadržajne novine. 5 U vezi sa mogućnošću različitih načina predstavljanja informacija u tekstu dokumenta - ekonomičnog i suvišnog - problem autorove namjere i čitalačke percepcije poruke pokazuje se značajnim, tj. Pokazalo se da je „dubina čitanja“ teksta drugačija. Ovdje autori treba da imaju na umu da će kriterij “ekonomija-višak” biti različit za različite čitaoce. Ne bi trebalo biti previše suvišnih informacija, inače će tekst biti težak za čitanje, ali ipak mora biti tu, inače će tekst biti teško razumljiv.
Koncepti suvišnih informacija i sažetih informacija obično se razmatraju na nivou cijelog teksta dokumenta. Međutim, ovi kvaliteti suvišnosti i zgušnjavanja odnose se i na pojedinačne iskaze i na fragmente teksta u kojima su ti iskazi uključeni, tj. na nivou minimalnih jedinica. U pravilu, najprirodnija stvar prilikom kreiranja dokumenta je želja da se smanji verbalna reprezentacija semantičkih komponenti. Stoga je komprimiranje dvije ili tri poruke u jednu prostu rečenicu uz zadržavanje količine informacija prirodan fenomen.
Prilikom konstruisanja dokumenta, uzimajući u obzir njegove informativne i pragmatične postavke, uzimaju se u obzir ovi kvaliteti jezičkih jedinica. Verbalno redundantne fraze su gramatički i logički razvijene strukture koje zahtijevaju najveću točnost prenesenog značenja. Srušene strukture mogu dovesti do dvosmislenosti, neizvjesnosti, nejasnoća u izražavanju misli i logičkih pomjeranja. Tekst se, u skladu sa svojim programiranim kvalitetima, fokusira na ove karakteristike jezičkog znaka i uspostavlja određenu meru u tom odnosu između znaka i značenja 6.
Informaciono bogatstvo dokumenta može se posmatrati ne samo sa stanovišta korisnosti/nekorisnosti informacija za datu kategoriju čitaoca, već i sa stanovišta strukture govornih jedinica koje čine tekst. Eksplicitni i implicitni oblici izražavanja misli (sadržaja) dovode do pojave takvih kvaliteta teksta kao što su napetost i nenapetost. Intenzitet teksta dokumenta može se povećati ili smanjiti u zavisnosti od svrhe samog teksta. Sam stepen napetosti/opuštenosti prezentacije može biti faktor oblikovanja stila.
Informativni sadržaj nije nužno povezan sa izostavljanjem termina i koncepata; Poteškoće mogu nastati i ako je logički razvoj iskaza nedovoljan.
Uključivanje novih informacija u temu, zaobilazeći jednu od faza u akumulaciji informacija, doprinosi „zadebljanju“ značenja: nedostajuće karike sadržaja predstavljaju se implicitno.
Dakle, vidimo da su koncepti semantičke ekonomičnosti/redundantnosti, kao i tenzije/opuštenosti teksta usko povezani sa konceptom informativnosti dokumenta. Sve se to mora znati i uzeti u obzir prilikom kreiranja i uređivanja dokumenta.
Postoje dva glavna načina za povećanje sadržaja informacija – intenzivan i ekstenzivni. Prvi je sažimanje informacija smanjenjem volumena tekstualnog prostora uz održavanje obima same informacije; drugi je povećanje količine informacija. Vještim rukovanjem i prvom i drugom metodom možete postići najoptimalniji informativni sadržaj teksta dokumenta. To će zauzvrat doprinijeti najdubljem čitanju i razumijevanju dokumenta.
2.2. Nivoi informacija o dokumentu
Jedno od najvažnijih unutrašnjih svojstava informacija je volumen, koji omogućava njeno kvantitativno mjerenje. Kako možete izračunati količinu informacija u dokumentu? Prije nego što pokušamo odgovoriti na ovo pitanje, potrebno je dati dvije preliminarne napomene. Prvo, treba priznati da trenutno ne postoji univerzalna mjera za mjerenje količine informacija. Postoje samo uslovne mere koje karakterišu informacije sadržane u konkretnom dokumentu namenjenom relevantnom potrošaču u konkretnoj situaciji. I, drugo, svaki dokument je višeslojni informacioni sistem, gdje svaki nivo ima svoje kvantitativne parametre. Postoji fizički nivo, sintaktički (znak), semantički (značen), strukturni, latentni, itd.
Za određivanje količine informacija potrebno je, prije svega, koristiti opću naučnu metodu mjerenja. Budući da se dokumentirana informacija uvijek nalazi na nekom materijalnom mediju, prvu, najopštiju predstavu o njenoj količini može dati fizički nivo, tj. prirodni (fizički) volumen koji zauzimaju informacije. Dakle, početna ideja o papirnim dokumentima može se dobiti mjerenjem u kilogramima, u kubnim metrima, kao i po broju skladišnih jedinica (futrola), pa čak i po dužini polica u arhivskim prostorima. Za audiovizuelne i mašinski čitljive dokumente mogu se koristiti mjerne jedinice kao što su dužina filma ili magnetne trake u metrima, broj okvira za fotografije, video kaseta, magnetnih ili optičkih diskova itd.
Informacioni obim pisanih dokumenata može se izraziti u štampanim tabacima, konvencionalnim štampanim tabacima, u računovodstveno-izdavačkim i autorskim tabacima, čime se prelazi na sintaktički (znakovni) nivo. Štampani list- Ovo je otisak na jednoj strani lista papira.
Međutim, fizički volumen dokumenta, kao i broj znakova u njemu, tj. sintaksičkom nivou, ne daju predstavu o stvarnoj količini informacija u dokumentu. Veoma je teško izračunati ovaj pravi broj. Nije slučajno što neki autori takvu računicu smatraju nemogućim. U potrazi za najefikasnijim načinima mjerenja stvarne količine dokumentiranih informacija, predlažu se različite metode i koriste se različiti koncepti. Konkretno, neki istraživači (B.V. Biryukov, G.G. Vorobyov) predlažu takozvani pristup tezaurusa. Da bi se označila stvarna količina informacija ugrađenih u bilo koju informaciju (u knjigu, novine, službeni dokument, itd.), uvodi se koncept informacionog kapaciteta. Konceptom informativnosti dokumenta označava se stvarna količina informacija koju je dohvatio određeni potrošač.
Sadržaj svih informacija u određenom informacionom sistemu naziva se “tezaurus” (od grčkog “thesauros” - dionica). „Sa stanovišta informativnog sadržaja, tezaurus svake poruke podijeljen je na tri dijela: 1) osnovni informativni sadržaj – šta se daje i šta se prima; 2) gubitak informativnog sadržaja – ono što je dato, a nije primljeno zbog na rasejanost, žurbu, nepoznavanje jezika ili predmeta; 3) beskorisne informacije – informaciona buka."
Primalac (primalac) informacije takođe ima svoj tezaurus, koji se razlikuje od tezaurusa autora dokumenta, ali je takođe podeljen na tri dela: 1) osnovni informacioni sadržaj – šta se daje i šta se prima; 2) jednostavan asocijativni informativni sadržaj – nešto što autor nije dao, već je mislio i nameravao da da, a primalac je mogao da izvuče, zahvaljujući svojim kvalifikacijama; 3) složeni asocijativni informacioni sadržaj – nešto što autor nije dao, nije nameravao da da, već je primalac izvukao. Bez asocijativnog informacionog sadržaja, inače, nezamisliv je efikasan razvoj naučnog istraživanja, kao što je generalno nemoguć kreativni proces u mnogim drugim oblastima ljudske aktivnosti.
Digitalna procjena informativnog sadržaja vrši se sastavljanjem dvije liste deskriptora (od engleskog “descry” - prepoznati), tj. smislene riječi ili fraze koje nose semantičko opterećenje i koje se često nazivaju ključnim riječima. Prva lista sadrži sve deskriptore dokumenta, a druga lista sadrži deskriptore primaoca, primaoca. Broj deskriptora koji se ponavlja u obje liste služi kao indikator sadržaja informacija.
Odnos sadržaja informacija i kapaciteta informacija naziva se gustina informacija dokumenta. Gustoća informacija je u pravilu manja od jedan, jer svaki dokument sadrži određenu količinu beskorisnih informacija za ovog konkretnog potrošača.
Informativni kapacitet i informativnost dokumenta zavise od mnogih faktora: jezika, stila (u tekstualnim dokumentima), strukture, stepena formalizacije itd.
Dakle, proučavanje informacijskih svojstava dokumentovanih informacija, iako na prvi pogled može izgledati nešto prilično udaljeno od prakse dokumentacione podrške menadžmentu, zapravo je usko povezano sa ovom praksom. Razmatrani teorijski problemi moraju se uzeti u obzir u mnogim fazama rada sa dokumentima: pri korišćenju objedinjenih tekstova; u procesu urušavanja informacija ili, naprotiv, namjernog stvaranja njihove suvišnosti u potrebnim slučajevima; tokom analize, kritičke procene informacija itd. Drugim riječima, svojstva dokumentovane informacije ostvaruju se upravo u procesu neposrednog rada sa dokumentima, od njihovog nastanka do arhivskog čuvanja i upotrebe kao istorijskih izvora. 7
2.3. Klasifikacija prema informacijskoj komponenti dokumenta
Glavne karakteristike klasifikacije prema informacijskoj komponenti dokumenta su sadržaj dokumenta; stepen generalizacije informacija; vrsta znakova koji se koriste za snimanje informacija; namijenjeno ljudskoj percepciji informacija; kanal percepcije znakova koji se koriste za snimanje sadržaja; stepen diseminacije informacija; način snimanja informacija itd. 8
a) Klasifikacija dokumenata po sadržaju. Klasifikacije zasnovane na sadržaju (značenju) dokumenta nazivaju se semantičkim. Podijeljeni su na vrste i podvrste u skladu sa sadržajem dokumenta prema granama znanja, temama, predmetima, problemima. Klasifikacija dokumenata po sadržaju vrši se u praktične aktivnosti korištenjem rubrikatora, klasifikatora, klasifikacijskih tablica itd. Tema, predmet, kao i glavni semantički aspekti mogu se opisati pomoću leksičkih jedinica (ključnih riječi, deskriptora), koje mogu poslužiti i kao osnova za izradu klasifikacije dokumenata.
Semantičke klasifikacije dokumenata su od velike praktične važnosti u odjelima sfere dokumenata i komunikacija i stoga su najrazvijenije. To uključuje pet verzija Bibliotečko-bibliografske klasifikacije (LBC), Univerzalnu decimalnu klasifikaciju (UDC), Deweyjevu decimalnu klasifikaciju, Jedinstvenu klasifikaciju književnosti za izdavanje knjiga i druge. Postoje smislene klasifikacije za pojedinačne vrste dokumenti: na primjer, klasifikator državnih standarda, Međunarodna klasifikacija izuma. Organizacija većine sistema za pronalaženje informacija i nizova dokumenata zasniva se na ovim klasifikacijama.
b) Klasifikacija dokumenata prema stepenu generalizacije informacija. Na osnovu nivoa generalizacije informacija, dokumenti se dijele na primarne i sekundarne.
Primarni dokument sadrži informaciju koja je izjava (opis) rezultata studija, istraživanja, razvoja itd. i originalnog karaktera. Takav dokument je rezultat neposrednog odraza naučnih, proizvodnih, menadžerskih, kreativnih i drugih aktivnosti (službenih, naučnih, obrazovnih, referentnih, reklamnih, književno-umjetničkih i dr.). Njen zadatak je da društvu pruži primarne informacije.
Sekundarni dokument je rezultat analitičke i sintetičke obrade jednog ili više primarnih dokumenata. Sekundarni dokument (inače poznat kao informativni dokument) sadrži informacije o primarnim dokumentima dobijene njihovom analizom informacija (bibliografski, sažetak, pregled). Njegova svrha je da društvu pruži sekundarne informacije.
c) Klasifikacija dokumenata prema prirodi simboličkih sredstava za evidentiranje informacija. Posebnost dokumenta je da se informacije sadržane u njemu prenose određenim znakovima. U klasifikacijama koje uzimaju u obzir karakteristike simboličkih sredstava snimanja, prenošenja i percepcije informacija od strane osobe, pravi se razlika između tekstualnih i netekstualnih dokumenata.
U tekstualnom dokumentu znak je abeceda (slova) prirodnog jezika. Tekstualni dokumentičesto se naziva verbalnim ili verbalnim. Verbalni dokument, po pravilu, postoji u pisanoj formi - riječi (govor) su fiksirane na materijalnom mediju konvencionalnim znakovima pisanja. Zahvaljujući verbalnoj metodi kodiranja informacija, osiguran je najprecizniji prijenos značenja. Koncept “tekstualnog dokumenta” može se primijeniti ne samo na pisane dokumente, već i na fonološke dokumente koji sadrže govor, drugim riječima, na sve tekstualne dokumente.
Jedna od glavnih vrsta tekstualnog dokumenta, u kojem su informacije utjelovljene na bilo koji način pisanja, je pisani dokument - to je najčešće književni dokument čiji se sadržaj izražava usmeno u pisanom obliku. One. sinonimi za pojam “tekstualni dokument” mogu biti “pisani” ili “književni dokument”. Pisani dokumenti mogu uključivati dokumente pisane rukom, kucane i štampane, jer se u njima govorne informacije bilježe putem pisanih znakova. A način na koji se ti znakovi primjenjuju na medije je njihova specifična razlika.
Netekstualni dokument je dizajniran u obliku zapisa pomoću notnih zapisa, kartografskih i drugih negovornih znakova. To uključuje: ikoničke, ideografske, zvučne i matrične dokumente. Često se nazivaju neverbalnim (ne-govornim).
Ikonički dokument je onaj u kome je znak sličan reflektovanom objektu (crtež, fotografija, film, itd.). Varijanta ove klase dokumenata je izografski dokument u kojem se slika prenosi sistemom vizuelnih sredstava slikarstvo, grafika, fotografija.
Ideografski dokument je onaj u kojem je znak simbol koji ne odražava stvarne objekte ili pojave (karta, bilješke, crtež). Ova klasa dokumenata uključuje kartografske i muzičke dokumente: kartografski dokumenti sadrže slike posebnih objekata - površine Zemlje ili drugih nebeska tela- izvedeno u posebnom znakovnom sistemu; a muzički dokument je snimak muzičkog djela sa grafičkim (opisnim) znacima, koji predstavljaju poseban sistem – notni zapis.
Zvučni dokument hvata i prenosi informacije pomoću zvukova. Ovo je takozvani fonodokument (gramofonska ploča, magnetni snimak).
Matrični dokument se izvršava pomoću sredstava “matričnog jezika”, tj. sastoji se od kodnih ćelija-matrica, uz pomoć kojih se informacije kodiraju u obliku koji mašina može „čitati“ (bušene kartice, magnetni i optički diskovi). Zvučni i matrični dokumenti spadaju u klasu tehnički kodiranih, koji sadrže snimak koji se može reproducirati samo pomoću tehničkih sredstava, uključujući opremu za reprodukciju zvuka, opremu za projekciju ili kompjuter.
Složeni dokument kombinuje dva ili više simboličkih sredstava za beleženje informacija (časopis sa muzičkom aplikacijom u obliku gramofonske ploče; set folija sa tekstom; knjiga sa elektronskom muzičkom tastaturom itd.).
d) Klasifikacija dokumenata prema dimenziji zapisa podataka. Dimenzija zapisa informacija određuje mjesto koje dokument zauzima (njegova materijalna osnova) u prostoru. Na osnovu toga razlikuju se jedno-, dvo- i trodimenzionalni (volumetrijski) dokumenti. U jednodimenzionalnom okruženju, informacije se bilježe korištenjem Morzeovog koda (binarni kod) „u liniji“ ili u linearnom nizu.
Međutim, velika većina dokumenata su dvodimenzionalni, imaju veličinu (format) i volumen (broj stranica). Snimanje informacija na ovom mediju predstavlja dvije dimenzije. To su slova, brojevi, bilješke, grafičke i umjetničke slike, bar kodiranje, zvučni žljebovi magnetne trake. Hologrami i djelimično rasterska štampa (kalendari sa trepćućim slikama) snimaju se u trodimenzionalnom okruženju.
e) Klasifikacija dokumenata prema njihovoj namjeni za uočavanje informacija. Informaciju zabilježenu u dokumentu pomoću određenih simboličkih sredstava osoba može percipirati i direktno i indirektno. Prema predmetu percepcije semantičkog sadržaja, svi dokumenti se dijele na čovjeku čitljive - može ih "čitati" direktno osoba, bez posebnih tehničkih sredstava - i mašinski čitljive, namijenjene za automatsku reprodukciju informacija sadržanih u dokumentu. koristeći kasetofon, TV, štampač, ekran, itd. d. Snimanje mašinski čitljivih dokumenata vrši se promenom strukture medija. Prema njima izgled osoba ne može ništa reći o prirodi upisa u takve dokumente, jer je napravljen na neki tehnički način.
f) Klasifikacija dokumenata prema kanalu percepcije informacija. Informacije sadržane u dokumentu mogu se percipirati različitim čulima (vidom, sluhom, dodirom). Prema kanalu percepcije znakova koji se koriste za snimanje sadržaja, razlikuju se vizuelni, taktilni, slušni i audiovizuelni dokumenti.
Vizuelno je dokument čiji sadržaj osoba sagledava vizijom (pisani tekstovi, grafikoni, crteži, crteži, fotografije itd. na bilo kom mediju, uključujući i platno grafoskopa, TV-a ili računara). Sadržaj taktilnog dokumenta percipira se dodirom, tj. dodir (knjiga za slijepe). Auditori je zvučni ili zvučni dokument čiji se sadržaj može percipirati samo sluhom (muzički kompakt disk). Audiovizuelni dokument je onaj čiji se sadržaj istovremeno percipira vidom i sluhom (audio film, video disk, kompjuterska tehnologija „multimedija“ itd.).
g) Klasifikacija dokumenata prema stepenu njihove rasprostranjenosti razlikuje objavljene, neobjavljene i neobjavljene dokumente.
Dokument namijenjen za široku i višekratnu upotrebu, koji ima tiraž (bez obzira na način umnožavanja), kao i izlazni podaci, naziva se objavljen. Neobjavljeni dokument sadrži informacije koje nisu namijenjene za širenje, stoga se po pravilu ne repliciraju i postoje u ograničenom broju kucanih primjeraka (disertacija, deponovani rukopis itd.). Neobjavljeni dokument je dokument za jednokratnu upotrebu neophodan za donošenje konkretnih upravljačkih odluka (administrativno-ekonomska, ekonomsko-planska, finansijsko-računovodstvena i druga slična dokumentacija).
i) Klasifikacija dokumenata prema načinu dokumentovanja. Prema načinu dokumentovanja (ili fiksiranja informacija na mediju) razlikuju se rukopisni, štampani, mehanički, magnetni, fotografski, optički, laserski i elektronski dokumenti.
Rukopis je pisani dokument u kojem se rukom stavljaju znakovi pisanja. U tom smislu se rukopisom ili rukom pisanim dokumentom može nazvati ne samo verbalni tekst napisan rukom, već i likovno djelo, kao i crtež ili mapa. Rukopisi također uključuju dokumente izrađene kucanjem ili kompjuterom.
Štampani je dokument proizveden štampanjem ili drugim metodom (štampanje, onlajn štampa, oprema za kopiranje, kompjuterska štampa itd.). Takve dokumente proizvode izdavačke kuće ili štamparije. Na štampanom dokumentu informacije se beleže uglavnom nanošenjem sloja boje na njegovu površinu. Ali može se koristiti i druga metoda: utiskivanje ili ekstrudiranje znakova na L. Brajevom pismu u knjigama za slijepe. Trenutno je štampani dokument najčešća klasa dokumenata: uključuje knjige, brošure, novine, časopise, kalendare, karte itd. Takvi dokumenti se često nazivaju štampanim radovima ili publikacijama.
Mehanički je dokument na kojem se podaci bilježe mehanički: izrezivanjem žljeba rezačem na površini pokretnog medija (gramofonske ploče, gramofonski valjci) ili bušenjem rupa (perforacija) pomoću bušilice (bušene kartice, bušene trake), itd.
Magnetski je dokument na koji se bilježe informacije promjenom magnetnog stanja površine medija pod utjecajem magnetskog polja (magnetne trake, diskete, video diskovi itd.)
Fotografija je vizuelni dokument nastao fotografskom metodom zasnovanom na promjeni optičke gustoće dijelova fotografskog materijala (fotografije, filma, fotografskog papira) pod utjecajem svjetlosnog ili elektronskog snopa čiji se intenzitet i oblik mijenjaju u skladu s sa snimljenim signalom (fotografije, filmske trake, dijapozitivi, filmovi, mikrofiš, mikrofilm).
Optički je dokument na koji se bilježe informacije fokusiranim snopom elektromagnetnog polja optičkog zračenja (CD, CD-ROM, audio dokumenti sa optičkim zapisom).
Laser je dokument na koji se zapisuju i čitaju informacije pomoću laserskog zraka (optički disk, CD-ROM, kompakt disk, hologram).
Formira se još jedna samostalna klasa dokumenata - elektronski dokument kao zbirka podataka u memoriji računara. Ovo je dokument sa snimkom zvuka ili informacija za kompjuter. Glavni metod dokumentacije ovdje nije pisanje, već prikaz na ekranu, zasnovan ne na linearnom, tj. slovo izduženo u liniju i na privremenom nizu slika na ekranu (elektronska knjiga, elektronski časopis, disk). Reprodukcija kompjuterskog teksta vrši se na dva načina: njegova slika na ekranu ili u obliku ispisa teksta. 9
2.4. Potrebe za informacijama
U samom u opštem smislu Potrebe za informacijama se shvataju kao potreba za informacijama koje zahtevaju zadovoljstvo i koje se obično izražavaju zahtjev za informacijama. Nakon potpunog upoznavanja s određenim dokumentom, informacija gubi vrijednost za nas, a da pritom ne prestaje biti vrijedna za druge potencijalne potrošače. Ovo je svojstvo potpunog gubitka vrijednosti informacije (njene upotrebne vrijednosti) za datog potrošača u ovog trenutka, predstavlja važna karakteristika informacijske potrebe, što ih značajno razlikuje od drugih vrsta ljudskih potreba. Ista informacija ponovo može postati predmet potrošnje ako se predstavi drugom potrošaču, ako se pred istog potrošača pojavi neki drugi zadatak, kao i ako se njegova zaliha znanja poveća, omogućavajući mu da prepozna nove aspekte u tim informacijama. Dakle, IPotr imaju čisto individualni (lični) karakter. One zavise ne samo od karakteristika problema koji se rješavaju, već i od psiholoških, obrazovnih i drugih ličnih karakteristika osobe koja odlučuje. I iako se prilikom proučavanja IPotra njihovi nosioci spajaju u grupe i kategorije, kreatori informacionih sistema i dalje nastoje osigurati da njihovi korisnici imaju što manje ograničenja u izražavanju svojih ukusa i preferencija. 10
Uobičajeno je razlikovati dvije glavne vrste IPotr-a:
struja, uslovljen čovekovom inherentnom radoznalošću i sastoji se u njegovoj želji da bude svestan svega što se dešava u svetu;
specifično(specijalni), koji se sastoji u želji da se dobiju informacije potrebne za rješavanje određenog problema – istraživačkog, stručnog, menadžerskog, itd.
Specifični IPotr u određenoj mjeri zavise od karakteristika zadataka za koje su potrebne relevantne informacije. Ako se ograničimo na sferu nauke i tehnologije, onda se oni mogu podijeliti u tri glavna tipa: IT istraživača; IPOtr potrebe specijalista (inženjera, doktora, agronoma itd.); Ipotr menadžera (menadžera). Pod utjecajem razmišljanja o suštini zadatka i sadržaju akumuliranih relevantnih informacija, čovjekova predstava o ovom zadatku može se dotjerati i promijeniti. Psiholozi ovaj proces nazivaju rastom stanje svesti o zadatku.
Dakle, IPotr se može okarakterisati kao uočena potreba za informacijama potrebnim za rješavanje datog zadatka prema razvijenom planu.
Zaključak
Kao zaključak, želio bih reći da je dokument sistem. Prikazuje činjenice, događaje, objekte, fenomene objektivne stvarnosti i ljudske mentalne aktivnosti. Nastaje kroz pisanje, grafiku, crtež, fotografiju, zvučno i video snimanje. Dokument se izrađuje na posebnom materijalu (papir, fotografski film i sl.) Da bi dokument imao pravnu snagu, proces njegovog kreiranja je regulisan i odvija se prema utvrđenim pravilima. Ovo je naglašeno i u definiciji pojma dokument u zakonu „O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija“: „dokumentovana informacija (dokument) je informacija snimljena na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju“.
Dokument, koji ima evidentirane (prikazane) informacije, na taj način obezbjeđuje njihovo očuvanje i akumulaciju, mogućnost prenošenja na drugu osobu, ponovne upotrebe i vraćanja informacijama tokom vremena.
Kao nosilac informacija, dokument djeluje kao neizostavan element unutrašnja organizacija bilo koju instituciju, preduzeće, firmu, obezbeđujući interakciju njihovih delova. Informacije su osnova za donošenje upravljačkih odluka, služe kao dokaz njihove implementacije i izvor za generalizacije, kao i materijal za referentni i istraživački rad. U poslovima upravljanja dokument djeluje i kao predmet rada i kao rezultat rada, budući da je donesena odluka zabilježena i sadržana u dokumentu.
Sve aktivnosti organizacije, preduzeća, firme, na ovaj ili onaj način, vezane su za dokumentaciju. Kao što je već napomenuto, dokument je poslovni papir, sastavljen u skladu sa relevantnim pravilima i propisima, koji služi kao dokaz nečega, potvrđuje pravo na nešto i ima pravnu snagu. Dokument je osnova ili sredstvo za regulisanje upravljačkih, organizacionih i finansijskih radnji organizacija ili pojedinačnih službenika.
Osim toga, dokumentacija je u velikom broju slučajeva obavezna, propisana zakonom i državnim propisima, pa je jedno od sredstava jačanja vladavine prava i kontrole.
Brzina donošenja odluka u konačnici zavisi od jasnoće i efikasnosti obrade i kretanja dokumenata. Stoga se u racionalnoj organizaciji uvijek velika pažnja poklanja protoku dokumenata.
Dokument, kao nosilac informacija, djeluje kao nezamjenjiv element unutrašnje organizacije bilo koje institucije, preduzeća, firme, osiguravajući interakciju njihovih dijelova. Informacije su osnova za donošenje upravljačkih odluka, služe kao dokaz njihove implementacije i izvor za generalizacije, kao i materijal za referentni i istraživački rad.
Informacijska funkcija je određena potrebom prikupljanja informacija u svrhu čuvanja i prijenosa i inherentna je svim dokumentima bez izuzetka. Razlog za pojavu bilo kojeg dokumenta je potreba da se zabilježe informacije o činjenicama, događajima, pojavama, praktičnim i mentalnim aktivnostima.
Spisak korišćene literature
Regulatorni izvori
Federalni zakon "o informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" od 20. februara 1995. br. 24-FZ.
GOST R 6.30-2003 Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. – M.: Izdavačka kuća Standards, 2003.
GOST R 51141-98. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije. M.: Gosstandart Rusije, 1998.
Udžbenici, monografije, brošure
Andreeva V.I. Rad u kancelariji. Ed. 6., revidirano i dodatne - M.: AD "Poslovna škola "Intel-Sintez", 2000 - 187 str.
Valgina N.S. Teorija teksta: Tutorial. – M.: LOGOS, 2003. – 280 str. GOST R 51141-98. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije. M.: Gosstandart Rusije, 1998.
Iljušenko M.P. Funkcionalna analiza dokumenta // Uredski rad. 1999. N 2. P.43-46; 2000. N 1. P.20-23.
Klasifikacija dokumenata: rješenja i problemi. // Knjiga: istraživanja i materijali: M. 1995.
Kuznjecova T.V. Kancelarijski rad (Dokumentaciona podrška menadžmentu). - M.: AD „Poslovna škola „Intel-Sintez“, 2003.
Larin M.V. Razvoj koncepta “dokumenta” // Upravljanje dokumentima. 2000.N1.
Larin M.V. Upravljanje dokumentacijom u organizacijama: problemi povijesti i metodologije // Činovnik - 2003 - br.
Markov V.N. Priručnik za kancelarijski rad. – Sankt Peterburg, „Alfa“, 2002.
Pleshkevich E.A. Osnove opšte teorije dokumenata. - Saratov, 2005.
Stenyukov M.V. Dokumentacija. Kancelarijski rad: Praktičan. vodič za podršku dokumentaciji. 3. izd., dop. i obrađeno - M.: PRIOR, 1999. - 144 str.
Elektronski resursi
href="">Portal Bogoslov.Ru
Škola za naučne informacije. Predavanje 7. Informacijske potrebe.
hischool. dokument/32. htm.
Informacijska svojstva i komunikacijske mogućnosti dokumenta / Informacijski nivoi dokumenta
www.ippnou.ru Klasifikacija dokumenata / klasifikacija dokumenata prema komponenti informacija Andreeva V. I.
1 Savezni zakon “o informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija” od 20. februara 1995. br. 24-FZ.
2 Kuznjecova T.V. Kancelarijski rad (Dokumentaciona podrška menadžmentu). - M.: AD „Poslovna škola „Intel-Sintez“, 2003. – Str. 10.
3 GOST R 51141-98 Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije. – M.: Izdavačka kuća Standards, 1998.
4 Iljušenko M.P. Funkcionalna analiza dokumenta // Uredski rad. 1999. N 2. P.43-46; 2000. N 1. P.20-23.
5 Valgina N.S. Teorija teksta: Udžbenik. – M.: LOGOS, 2003. – str. 231
Funkcija pomoći dokument je - informativni funkcija. IN dokument zapisuju se činjenice, događaji, pojave...
Informativno- referenca dokumentaciju (5)
Sažetak >> Industrija, proizvodnjaKonstantno). Organizacijski funkcija- jedan od glavnih menadžmenta funkcije. U sadržaju ovog funkcije uključuje: stvaranje... informacija). Primjeri referentnog dizajna informacije dokumenata date su u Dodatku 3. K dokumenata general vezati: ...