Radna knjižica sadrži podatke o zaposlenom, posao koji obavlja, prebacuje na drugog stalni posao i o otkazu, kao io razlozima za raskid ugovora o radu i informacijama o nagradama za uspjeh u radu (dio 4. člana 66. Zakona o radu Ruske Federacije, tačka 4. Pravila, odobrenih Rezolucijom Vlade br. 225 od 16. aprila 2003. godine).
Prilikom započinjanja posla, zaposlenik mora predati radnu knjižicu svom poslodavcu (član 1. člana 65. Zakona o radu Ruske Federacije). A poslodavac će biti odgovoran za njegovu sigurnost u budućnosti. Naravno, ako se prvi put zaključuje ugovor o radu, radnu knjižicu otvara sam poslodavac. Takođe, radna knjižica se ne vodi ako zaposleni dobije posao sa nepunim radnim vremenom.
U kojim slučajevima se sastavlja potvrda o prijenosu i prijemu? radna evidencija iu kom obliku, reći ćemo vam u našim konsultacijama. Približna forma Akt prijema i prijenosa radnih knjižica (obrazac) možete preuzeti sa linka koji se nalazi na kraju našeg materijala.
Prijem i prijenos radnih knjižica
Prijem i prijenos radnih knjižica u početku se dešava kada je zaposlenik zaposlen. A po želji, akt o prijenosu knjige od zaposlenika do poslodavca može se sastaviti već u ovoj fazi. Međutim, zakon to ne nalaže i u praksi se takav akt obično ne sastavlja.
Nakon predaje radne knjižice poslodavcu, odgovoran je za organizaciju poslova vođenja, čuvanja, evidentiranja i izdavanja radnih knjižica i priloga u njima. Poslodavac naredbom (uputstvom) imenuje osobu koja je neposredno odgovorna za radne knjižice zaposlenog (član 45. Pravilnika, usvojen Uredbom Vlade br. 225 od 16. aprila 2003. godine). Opisali smo kako sastaviti takav nalog u posebnom članku.
Prenos radnih knjižica ovom odgovornom licu može se izvršiti prema prijemnom listu sačinjenom u slobodnoj formi. Akt će biti potreban i u slučaju kada se zbog promjene nosioca radnih knjižica pređu sa jednog na drugog radnika.
U aktu, koji se obično sastavlja na memorandumu organizacije, navode se osobe između kojih se prenose radne knjižice (njihova puna imena, radna mjesta), te daje popis prenesenih radnih knjižica (navodeći njihove vlasnike i brojeve, dodaju se napomene po potrebi) . U aktu mora biti naveden datum premještaja, a sam akt mora biti ovjeren potpisima lica koje je predalo radne knjižice i radnika koji ih je prihvatio.
Za akt prijema i prenosa radnih knjižica daćemo uzorak kako se popunjava. Okvirni obrazac akta o prijemu i prijenosu radnih knjižica (uzorak) možete preuzeti na linku ispod.
Da li je potrebno sastaviti akt o prijemu i predaji radne knjižice zaposlenom? Podsjetimo, za evidentiranje radnih knjižica poslodavac mora voditi knjigu u kojoj se evidentira kretanje radnih knjižica i uložaka u njih (član 40. Pravilnika, usvojenog Rešenjem Vlade br. 225 od 16. aprila 2003. godine). Obrazac takve knjižice je odobren Rešenjem Ministarstva rada od 10. oktobra 2003. godine broj 69. A kada se radnik otpušta, u ovoj knjizi se navodi datum izdavanja radne knjižice, a takođe se stavlja i potpis zaposlenog. Time se potvrđuje da je radna knjižica izdata zaposleniku. Nema dodatne potrebe za sastavljanjem akta o prijemu i prijenosu radne knjižice.
Ako zaposlenik nije lično preuzeo knjigu, već ju je napisao, akt takođe nije potreban. Potvrda o ustupanju radne knjižice zaposlenom će biti poštanska priznanica sa spiskom sadržaja.
Postoji samo jedan slučaj kada se zaposleniku koji ne daje otkaz daje originalna radna knjižica. Ako je zaposlenom potrebno obavezno socijalno osiguranje(osiguranje) (na primjer, za dodjelu penzije) (član 62. Zakona o radu Ruske Federacije). U ovom slučaju, radna knjižica se radniku izdaje na osnovu njegovog. Zatim ćete morati sastaviti akt o prihvatanju i prijenosu knjige od poslodavca do zaposlenika prema gore datom uzorku. A kada vraćate radnu knjižicu, sastavite obrnuti akt.
U članku će se govoriti o aktu prihvata i prijenosa radnih knjižica. Kakav je ovo dokument, koja je njegova svrha i kako ga pravilno sastaviti - dalje.
Dragi čitaoci! Članak govori o tipičnim rješenjima pravna pitanja, ali svaki slučaj je individualan. Ako želiš znati kako reši tačno svoj problem- kontaktirajte konsultanta:
PRIJAVE I POZIVI SE PRIMAJU 24/7 i 7 dana u nedelji.
Brzo je i BESPLATNO!
Svako ko radi ima radnu knjižicu. Kada se osoba premjesti u drugu organizaciju, dokument se mora proslijediti. U tu svrhu se sastavlja potvrda o prijenosu i prijemu. Kako ga registrovati?
Osnovne informacije
Svaki promet dokumentacije mora biti kontrolisan. U tu svrhu, određena vrsta dokumenta se prenosi na određenog zaposlenika.
On je odgovoran za njegovo održavanje, sigurnost i transport. Akt prijema i prijenosa radnih knjižica je važan dokument.
Ne postoji utvrđena forma akta. Postoje zahtjevi za sastavljanje dokumenta. U aktu se mora navesti pun naziv organizacije, navesti članove komisije i upisati datum i mjesto izrade.
Radi praktičnosti koristi se tabelarni tip akta koji se sastoji od sljedećih odjeljaka:
- serijski broj;
- spisak zaposlenih i njihove lične podatke;
- serija i broj radne knjižice;
- datum prijema knjige od strane organizacije (ili njene institucije);
- bilješke.
Nakon unosa svih podataka, akt potpisuju članovi komisije prisutni prilikom popisa dokumentacije.
Također, potvrdu o prijemu i prijenosu moraju potpisati 2 djelatnika HR-a - onaj koji ga prenosi i prima. Zaposleni čiji je radni dosije prenet u okviru jednog preduzeća ne potpisuje akt.
Postupak prenosa radnih knjižica po zakonu je sljedeći:
- Formiranje posebne komisije odgovorne za sprovođenje procesa i prenos dokumenata.
- Provjera ispravnosti popunjavanja dokumenata od strane komisije.
- Komisija provjerava nedostajuću dokumentaciju.
- Izrada akta o prijemu i predaji radnih knjižica.
Po otkazu
Prilikom otpuštanja službenika koji je bio zadužen za vođenje dokumentacije, prati se prenos radnih knjižica i druge dokumentacije.
Obaveza sprovođenja takvog postupka nije utvrđena zakonom. Dešava se da kadrovski službenik nakon otpuštanja odbije da potpiše potvrdu o prijemu.
Poslodavac se suočava sa problemom kako da organizuje prenos dokumenata. Idealna opcija je zapošljavanje novog kadrovskog službenika prije otpuštanja starog.
Ali to nije uvijek moguće. Novi zaposlenik ima pravo da počne sa radom tek nakon otpuštanja prethodnog radnika.
Proces prijenosa dokumentacije nakon otpuštanja uključuje sljedeće faze: stvaranje komisije, provjeru dokumentacije i sastavljanje akta o prijenosu.
Čim je komisija imenovana i provjerena dokumentacija, potrebno je pristupiti izradi potvrde o prijemu i prijenosu. Sastavlja se u bilo kom obliku.
Dokument odražava nazive dokumenata i predmeta, vremenski period, količinu i podatke o dokumentima koji nedostaju. Uočeni nedostaci moraju biti prikazani u izvještaju.
Ako se ne zaposli novi kadrovski djelatnik, sastavlja se potvrda o prijenosu i prijemu, prema kojoj će otpušteni kadrovski službenik predati dokumente bez provjere, na primjer, glavnom računovođi.
Prijem i prijenos radnih knjižica ozvaničen je posebnim aktom. U aktu su navedene dostupne radne knjižice.
Takođe označava podatke o vlasniku, seriju i broj dokumenta, broj knjiga i priloga. Ako se radna knjižica preda zaposlenom, akt se ne sastavlja.
Ako je saglasan sa otkazom, sastavlja se zahtjev za izdavanje radne knjižice. Ako se zaposlenik ne slaže sa činjenicom otkaza i smatra da je odluka njegovih nadređenih nezakonita, tada se formira komisija i sastavlja akt.
Prilikom reorganizacije u vidu spajanja
Reorganizacija preduzeća je dug i složen proces. Zakonodavstvo postavlja mnoge zahtjeve, među kojima je i izvršenje prijenosnog akta.
Reorganizacija u vidu pripajanja je proces u kojem jedno preduzeće prenosi svoje obaveze na drugo i pridružuje mu se radi obavljanja zajedničkih aktivnosti.
Procesom reorganizacije ne ukida se obaveza vođenja evidencije i vođenja radnih knjižica. Novi poslodavac ih mora primiti u skladu sa zakonom.
Sastavlja se nakon provjere knjiga koje se čuvaju u reorganiziranoj organizaciji. Sastavlja se u bilo kom obliku.
U dokumentu se navode podaci o vlasniku knjige, serija i broj dokumenta, podaci o odsustvu knjiga ili oštećenju.
U aktu treba evidentirati činjenicu prenosa knjižnih obrazaca i priloga.
Preduslov je navođenje podataka o osobi koja je učestvovala u sastavljanju prenosnog akta. Takođe uključiti informacije o nekoliko svjedoka koji su bili prisutni tokom izrade nacrta.
Prilikom zapošljavanja
Radni odnos radnika se formalizuje naredbom. Na osnovu ovog dokumenta zaposleni u HR odjelu popunjavaju radnu knjižicu.
Prilikom konkurisanja za posao, zaposleni je dužan da poslodavcu predoči svoju radnu knjižicu. Službenik za ljudske resurse mora popuniti dokument u roku od nedelju dana nakon prihvatanja pozicije.
Zaposleni u kadrovskoj službi dužan je da prihvati radnu knjižicu prema posebnom aktu. Trebalo bi navesti datum kada je knjiga prihvaćena i od koga je prihvaćena.
Ovjerite dokument svojim potpisom i pečatom. Pečat može biti iz organizacije ili odjela za ljudske resurse. Prilikom zapošljavanja, dokument sastavlja i posebno imenovana komisija.
Može se sastojati od zaposlenih u organizaciji ili menadžera. Ako se radi o kadrovskom službeniku koji se prijavljuje za posao, onda on mora biti prisutan prilikom provjere komisije.
On također mora preuzeti sve poslove od prethodnog kadrovskog radnika.
Dešava se da pri započinjanju posla novi kadrovski službenik otkrije da je stanje prethodnog zaposlenika nevažno.
Greške u sadržaju dokumenata, njihovom izvršenju ili čuvanju stavljaju dodatnu odgovornost na novog zaposlenog.
Stoga sistem vođenja evidencije treba provjeriti i prilagoditi. Ovo će eliminisati pitanja o odgovornosti za greške koje je napravio prethodni kadrovski službenik.
Dakle, svako kretanje radnih knjižica mora biti praćeno potvrdom o prijemu.
Akt prenosa radne knjižice je nezamjenjiv dokument. Računovodstvo i sigurnost dokumenata je odgovornost poslodavca. Ovo je zapisano u zakonu. Šta je naznačeno u aktu o prijemu i predaji radne knjižice?
Ako se radi o kadrovskoj službi, mora se sastaviti akt o prijenosu radnih knjižica. Dokument sadrži spisak obrazaca striktnog izveštavanja i priloga za njih. U aktu o prijemu i predaji radne knjižice moraju se navesti odgovorna lica: lice koje dostavlja dokumente i primalac. Proces isporuke odvija se u prisustvu posebne komisije, rezultati se ogledaju u aktu prihvatanja i prijenosa radne knjižice zaposleniku.
Uzorak akta o prijenosu radne knjižice
Zakonodavac ne ukazuje jasno na potrebu sastavljanja akta o prenosu radne knjižice u okviru preduzeća. Ali, na osnovu izvodljivosti događaja, menadžer ima pravo da izda lokalni dokument kojim se takva potreba legitimiše. To može biti naredba ili direktiva kadrovske službe. Imenuje se komisija koja će provjeravati evidenciju kretanja radnika, provjeriti tačnost podataka i prebrojati dokumente.
Na osnovu rezultata inspekcije sastavlja se akt o prijenosu radne knjižice zaposleniku, koji je sada odgovoran za sigurnost i računovodstvo dokumenata koji su mu povjereni (prema nalogu).
Akt prijema i predaje radne knjižice mora se izvršiti u prisustvu komisije. Trebao bi uključivati:
- Osoba koja dostavlja dokumente je kadrovski službenik ili drugo odgovorno lice.
- Prihvatanje strogih formulara za izvještavanje.
- Pravni savjetnik organizacije.
- Zamjenik načelnika (jedan od njih).
- Šef HR-a (ako postoji poseban odjel).
Po završetku popunjavanja uzorka akta o prijenosu radne knjižice, svi članovi komisije ovjeravaju dokument ličnim potpisom, potvrđujući relevantnost navedenih podataka.
skinuti)Unatoč činjenici da zakonodavac dozvoljava sastavljanje akta o prijenosu radne knjižice u slobodnom obliku, potrebno je u njemu navesti što više podataka o prenesenoj dokumentaciji. Podatke je prikladno sistematizirati u tabelarnom obliku s naznakom sljedećih tačaka:
- Akt o prijemu i predaji radne knjižice zaposlenom mora sadržati redni broj.
- PUNO IME. Za svakog zaposlenog čija se radna knjižica čuva i predaje odgovornom licu mora se navesti radno mjesto zaposlenog.
- Broj knjige, serija, dostupnost i brojevi uložaka moraju biti naznačeni u aktu o prijemu i predaji radne knjižice zaposlenom
- Datum kada je knjiga otvorena (ako je nova) ili primljena na čuvanje od strane kadrovske službe (prilikom zapošljavanja).
- Napomene – potrebno je prikazati podatke koji karakterišu stanje radne knjižice. Na primjer, da je dotrajala ili da nije bila tražena kada je zaposlenik otišao.
Kako prenijeti radnu knjižicu na zaposlenog pomoću akta?
Prema zakonu, sve radne knjižice se čuvaju u kadrovskoj službi i moraju se predati zaposlenom prilikom njegovog otpuštanja ili prelaska u drugo preduzeće. Poslodavac se može zaštititi od potraživanja prema zaposlenom zbog neizdavanja radne knjižice sastavljanjem akta o predaji radne knjižice. Dokument (sastavljen u bilo kojoj formi) odražava:
- Podaci o odrađenom vremenu prije otpuštanja (14 dana).
- Datum kada je knjiga predata.
- Podaci da zaposleni nema pritužbi.
- Lični potpis radnika.
Akt o predaji radne knjižice zaposlenom čuva se u arhivi zajedno sa nalogom za otpuštanje i drugim dokumentima koji se odnose na kadrovsku službu.
Ako zaposlenik pređe u drugu kompaniju i podatke radni odnosi formalizovani su prenosom - akt o prijemu i prenosu radne knjižice može se potpisati između dva rukovodioca. Dokument odražava informaciju da se obrazac za strogo izvještavanje prenosi u skladište sa starog poslodavca na novog.
skinuti)Uredno vođenje i evidentiranje kadrovske dokumentacije garancija je da poslodavac ne samo da poštuje prava zaposlenih, već i da ubuduće neće postati predmet sudskog spora. Stoga je toliko važno sastaviti akt o prijenosu radne evidencije ako je potrebno - otpuštanje kadrovskog radnika, promjena vlasnika ili zakazani pregled.
Nije bitno u kakvom raspoloženju kadrovski službenik napušta preduzeće, on mora predati odjel nasljedniku u radnom stanju, kako ne bi ostavio loš utisak o sebi i ne pokazao neprofesionalnost. Međutim, u praksi prijem i prenos poslova kadrovske službe nije uvek formalizovan kako bi trebalo da bude, a ponekad se i ne sprovodi, jer ne postoje jasna pravila koja regulišu ovaj postupak. Određena procedura se ipak razvila, koja nije u suprotnosti sa zakonom, što znači da se može primijeniti i prilikom promjene osoblja.
Prijem i prijenos kadrovske dokumentacije
U radu ne treba da se odrazi ni odnos prema direktoru ni negativni motivi za smjenu. Kadrovski službenik ne može tek tako sve ostaviti i otići. Ali u praksi je bilo i slučajeva da osoba koja je dala ostavku ne samo da nije prenijela dosijee, već ih je i namjerno uništila. Možete li zamisliti kakvo je mišljenje o njemu? Ovdje ne može biti govora ni o kakvim pozitivnim preporukama.
I ako sve bude uređeno kako treba, i kadrovska služba će raditi po rasporedu čak i sa novim zaposlenikom, o dosadašnjem kadrovskom službeniku ostat će samo pozitivni utisci.
U međuvremenu, postupak prijenosa predmeta nije tako komplikovan, njegov algoritam je sljedeći:
- formira se komisija za prenos predmeta;
- provjeravaju se kadrovska dokumenta;
- sastavlja se potvrda o prijenosu i prijemu.
A sada je sve uredno i detaljno.
Mi kreiramo komisiju
Osnova za formiranje komisije i uopšte početak procedure za prenos predmeta, naravno, treba da bude nalog. Narudžba mora odražavati:
- za šta je provizija?
- njegov sastav;
- zadataka.
Istovremeno, imperativ je uključiti kadrovskog službenika koji je dao ostavku kao člana komisije.
Počinjemo sa provjerom dokumenata
U roku određenom nalogom, komisija mora provjeriti i ocijeniti: 
- kompletnost i sastav dosijea osoblja;
- postupak registracije dokumenata (registracijski dnevnici);
- sistem za čuvanje dokumenata i njihovu pripremu za predaju u arhiv;
- softver.
U redu nomenklatura dosijea bit će od velike pomoći u radu komisije: uostalom, tu su navedeni svi potrebni folderi koji bi trebali biti u odjeljenju. Lista se može odrediti i u Pravilniku o OK. Ako u odjelu ne postoji nomenklatura, dokumenti i njihov status morat će se masovno kopirati - "iz kabineta u kabinet".
Neophodno je provjeriti kadrovsku dokumentaciju organizacije, odnosno prisustvo:
provera dostupnosti dokumenata
- kopije osnivačkih dokumenata i statuta društva;
- personalni sto;
- PVTR i kolektivni ugovori;
- raspored odmora;
- LNA (odredbe o OK, o naknadi, o disciplini, o poslovnoj tajni, o zaštiti ličnih podataka);
- raspored smjena;
- opisi poslova;
- ugovori o radu;
- ugovori o odgovornosti;
- nalozi za osnovne djelatnosti;
- naredbe za osoblje (o prijemu u radni odnos, otpuštanju, premještaju, disciplini);
- osobne kartice;
- lični poslovi;
- radne knjižice.
Ova lista nije zatvorena, jer vašoj firmi mogu nedostajati neki dokumenti, a dati druge.
Nakon provjere svi dokumenti se moraju unijeti u akt.
Potvrda o prihvatanju prijenosa kadrovske dokumentacije
Ovo je glavni dokument kojim se završava karijera kadrovskog službenika.
Dokument je ovako formatiran:
- upisuje se naziv preduzeća, mjesto i datum sastavljanja akta;
- stavlja se pečat odobrenja direktora;
- piše - ko kome prenosi dokumenta;
- tabela je popunjena;
- zalijepljene su vize svih članova komisije.
Možete pronaći okvirni akt o prijenosu poslova.
U tabelu se mogu dodati sljedeće kolone:
- broj podstavke;
- naziv dokumenta (ili predmeta);
- broj listova;
- vremenski period dokumenata;
- podatke o nedostatku ili oštećenju dokumenata ili dosijea.
pažnja!
Bitan: u posljednjoj koloni možete naznačiti da dokument nije izvršen, na primjer, nije potpisan od strane zaposlenika ili direktora.
pažnja: radnim knjižicama je potreban poseban pristup kako se ne bi propustili prekršaji, jer dok su u upotrebi, Za ispravnu registraciju odgovoran je službenik radnog osoblja. Stoga je bolje izdati knjige kao poseban dokument.
Akt o prijemu prenosa radnih knjižica
Ovaj dokument mora sadržavati podatke iz svih dostupnih radnih zapisa:
- Puno ime i prezime zaposlenog;
- serija i broj knjige (i umetak);
- dostupnost radnog zapisa.
U akt možete uključiti informacije:
- o radu bez zahtjeva;
- o dostupnosti knjižnih formulara i priloga.
Primjer djela.
Ako nema kome da preda dokumenta
Recimo da dobijete posao kao kadrovski službenik, a prijem i prijenos poslova nije 
uramljeno. Kako se osloboditi odgovornosti za tuđe greške? Potrebno je da uradite ovo:
- na isti način, nalogom za formiranje komisije za prijem predmeta;
- provjeriti dostupnost dokumenata;
- sačini gore navedene akte.
Samo u tom slučaju dokumente neće predati kadrovski službenik u ostavci, već drugi član komisije, na primjer, računovođa.
pažnja!
Bitan: Nakon potpisivanja akata, neophodno je izdati nalog da ste odgovorni od momenta preuzimanja poslova.
U tom slučaju, ako Državna porezna inspekcija iznenada dođe sa inspekcijom, oslobađate se odgovornosti. Ali stvari se još moraju dovesti u red.
Zaključak
Gore opisani postupak može se primijeniti iu slučaju kada ne odustaje samo HR službenik kompanije, već jedan od zaposlenika HR odjela. Tada morate uzeti u obzir ne sve u redu dokumente, već samo one koji se prenose. Na primjer, ako mjeritelj vremena podnese ostavku, potrebno je samo provjeriti tablice - njihovu popunjenost i usklađenost sa zakonima.