К вашему сведению фраза на английском. Как написать деловое письмо на английском

При написании письма, начало, то есть обращение к адресату, играет важную роль. Обращение в английском письме значительно отличается от обращения в русском. Поэтому для написания правильного с точки зрения этикета письма, необходимо знать некоторые правила.

Всегда помните, что форма обращения в письме зависит от степени знакомства или родственных связей с лицом, которому вы адресуете письмо.

Общая модель обращения:

Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + двоеточие
Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + запятая,

где вежливое обращение – это формы Mr., Mrs., Miss, Ms., Sir, Madam , которые используются только с фамилией (точки после форм Mr., Mrs., Ms. , как правило, ставятся).

Основные правила обращения в английском письме.

1. Строго официальные по тону и содержанию письма следует начинать с Dear /My dear и вежливого обращения:

2. В официальных письмах к незнакомым людям, фамилий которых вы не знаете, используются следующие вежливые формы:

Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание Dear Miss в качестве обращения в английском языке не употребляется.

3. В менее официальной и полуофициальной переписке можно встретить такие формы:

4. Если вы не знаете имени адресата, не следует употреблять фразы To whom it may concern (Кого это касается). Вместо этого следует указать должность или приветствие общего характера:

Dear Recruiter:
Dear Claims Adjustor:
Dear Sir or Madam:

5. Если вы не знаете пол адресата, напишите его полное имя, опустив вежливое обращение:

Dear Dana Simms:
Dear T.K. Spinazola:

6. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs.), употребляйте нейтральное Ms.

7. Если вы пишите двум лицам, обязательно укажите оба имени в приветствии:

Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne:
Dear Alex and Jill:

8. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения:
Mr., Ms., Mrs. и Dr.:

Данные обращения, напротив, не следует сокращать:
Professor, Dean, Sister, Rabbi, Imam, Senator, Governor, Captain, Admiral, Judge

9. Если вы пишете письмо не какому-то конкретному человеку, а организации, употребляйте в обращении ее название:

Dear Syntax Training:

10. В упрощенных деловых письмах не используйте приветствие вообще. Вместо этого нужно указать тему заглавными буквами, после которой будет идти тело письма

WAYS TO BEGIN A BUSINESS LETTER
I am writing to share information about standard letter openings to…
(Упрощенный вид делового письма используется редко.)

11. В приветствии письма к малознакомым или незнакомым людям следует употреблять вежливое обращение и фамилию.

12. В неофициальных ситуациях, т.е. при обращении к знакомым, родственникам, друзьям, используются только имена (без вежливого обращения):

Dear John,	Дорогой Джон!
My dear John,	Мой дорогой Джон!
John,	Джон!
Dearest,	Дорогой!
My darling,	Мой дорогой!

Вежливые обращения My dear Sir, My dear Madam, Sir, Madam являются строго официальными. Dear Sir, Dear Madam несколько менее официальны. Однако все эти формы употребляются в официальных ситуациях.

Как видно из предыдущих примеров, после обращения может стоять как запятая, так и двоеточие. Запятая ставится в соответствии с британской традицией, а двоеточие – в соответствии с американской, однако в настоящее время это отличие почти не соблюдается. Кроме того, запятая используется в письмах менее официального стиля (social letters), к которым относятся письма с выражением сочувствия, благодарности, личные поздравления (со свадьбой, днем рождения, продвижением по службе и пр.), а двоеточие – в строго официальных письмах.

13. Обращение к женщине
При обращении к женщине следует учитывать ее предпочтения касаемо данного вопроса. То есть замужняя женщина может оставить свое имя и взять фамилию мужа, может взять полностью имя и фамилию мужа и т.д. О таких предпочтениях рекомендуется, узнать заранее (например, у знакомых или из подписи в письме). Подробнее см. таблицу ниже.

Незамужняя	Ms. Jane Johnson Miss Jane Johnson (обычно при обращении к девушкам моложе 18 лет)
Замужняя, сохранившая свое имя и девичью фамилию	Ms. Jane Johnson
Замужняя, взявшая фамилию мужа	Mrs. John Kelly (замужняя женщина может предпочесть полностью взять имя и фамилию мужа - John Kelly) Mrs. Jane Kelly (замужняя женщина может предпочесть оставить свое имя -Jane, и взять фамилию мужа - Kelly) Сегодня стал возможен также вариант Ms. Jane Kelly
Разведенная	Разведенная женщина, как правило, берет свое имя, а вот фамилию может оставить как свою, так и мужа Mrs. Jane Kelly Ms. Jane Kelly Ms. Jane Johnson (девичья фамилия)
Неразведенная, но живущая отдельно от мужа	В данном случае также возможны варианты, в зависимости от предпочтений женщины Mrs. John Kelly Mrs. Jane Kelly Ms. Jane Kelly
Вдова	Вдова, как правило, считает себя замужней, она оставляет фамилию мужа, а вот имя может взять как свое, так и мужа Mrs. John Kelly (если о предпочтениях вдовы не известно, то это наиболее приемлемый, безошибочный и нейтральный вариант) Mrs. Jane Kelly Ms. Jane Kelly

14. Обращение к паре (мужу и жене)

Женаты, жена использует имя мужа	Mr. and Mrs. John Kelly Примечание - на конверте в адресе традиционно женское имя предшествует мужскому и затем пишется фамилия (Jane and John Kelly). Сегодня порядок имен стал неважен, любой вариант приемлем, за исключением случаев, когда один из супругов явно старше по званию - тогда имя того супруга, кто выше по званию, пишется первым.
Женаты, жена предпочитает обращение Ms.	Mr. John Kelly and Ms. Jane Kelly Ms. Jane Kelly and Mr. John Kelly (не следует использовать Ms. с именем мужа, т.е. неверно писать Mr. and Ms.John Kelly)
Женаты, письмо неофициального стиля	Jane and John Kelly John and Jane Kelly
Женаты, жена предпочитает девичью фамилию	Mr. John Kelly and Ms. Jane Johnson Ms. Jane Johnson and Mr. John Kelly Mr. John Kelly and Ms. Jane Johnson (при этом порядок имен не имеет значения)
Неженаты,но живут вместе (гражданский брак)	Mr. John Kelly & Ms. Jane Johnson (обязательно на одной строке)
Жена выше мужа по званию: выборная или военная должность	The Honorable Jane Kelly and Mr. John Kelly Если оба имени не умещаются на одной строке: The Honorable Jane Kelly and Mr. John Kelly
Жена выше мужа по званию: академическая степень	Dr. Jane Kelly and Mr. John Kelly
Оба супруга доктора (к.н. или медики) и используют одну фамилию	The Doctors Kelly (omit first names) Drs. Jane and John Kelly / Drs. John and Jane Kelly Dr. John Kelly and Dr. Jane Kelly / Dr. Jane Kelly and Dr. John Kelly
Оба супруга доктора (к.н. или медики), жена использует девичью фамилию	Dr. Jane Johnson and Dr. John Kelly Dr. John Kelly and Dr. Jane Johnson

Правила написания Email на английском

Для написания email официального стиля (электронное деловое письмо) следуйте всем выше перечисленным правилам, касающимся официального стиля (пункты 1-11). Неформальное электронное письмо начинается, как правило, следующим образом.

Dear Han,
Hi, Ivan,
Hi, Kate,
Sue, Brooke:
Good morning, Kitty,
Hello, Homer,

Или просто начните первое предложение с имени:

Bart, you were absolutely right about the matter.

Сводная таблица обращений в письмах на английском языке.

Стиль	Ед.число	Мн. число
Формальный и строго официальный	My dear Sir / Sir My dear Madam / Madam
Строго официальный	Sir / My dear Mr. Smith Madam / My dear Mrs. Smith
Официальный	Dear Sir Dear Madam	Dear Sirs/ Sirs Dear Mesdames/ Mesdames Gentlemen Ladies
Менее формальный (при наличии предыдущей переписки)	Dear Mr. Jones Dear Mrs. Jones	Dear Messrs. Jones and Smith

Из данной статьи вы узнаете о стилях деловых писем, их структуре, грамотном оформлении, приветствии и заключении такого рода писем.

Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент.

Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу (и без повода) своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки .

Структура делового письма

Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:

Name and Address of Recipient (имя получателя и адрес).
Date (дата).
Reference (ссылка).
Salutation (приветствие).
Body (главная часть).
Closing (заключение).
Signature (подпись).
Typist initials (инициалы отправителя).
Enclosures (приложения).

Общие правила написания делового письма

Используйте правильный формат и приветствие.

Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).

Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.

При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.

Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.

Dear Sir/Madam - Уважаемый господин (госпожа).
Dear Mr . Smith - Уважаемый мистер Смит.
Dear Ms . - Уважаемая госпожа.
Dear Jack Johnson - Уважаемый Джек Джонсон.
Dear Customer - Уважаемый покупатель.
Gentlemen - Господа.

А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):

Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.

В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы , чтобы запрос был максимально вежливым.

Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»

Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.

Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»

Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения , нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.

Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».

Указывайте свою цель.

Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.

Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожести:

Они поясняют главную суть. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».
Они лаконичны и не грубы.
Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:

As per our phone conversation …
В продолжение нашего телефонного разговора …
I am writing to provide the information you have requested.
Направляю запрошенную вами информацию.
It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday.
Было рад встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник.
Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.
Благодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop.
Рад написать о подтверждении нашего в Вами соглашения в отношении летней мастерской.
Thank you so much for contributing to our auction.
Большое спасибо Вам за то, что вы внесли свой вклад в наш аукцион.
I am applying for graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Я подаю заявку в аспирантуру по специальности «биология морской среды», и я был бы крайне признателен, если бы Вы написали рекомендательное письмо для меня.
Thank you for writing to ask about attending the conference in Baltimore. I wish I could approve your request.
Благодарю Вас за письмо по поводу конференции в Балтиморе. Хотел бы я одобрить Ваш запрос. К сожалению, ...
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I was unable to attend.
Примите мои извинения за пропущенную встречу вчера. Мне очень жаль, что я не смог присутствовать.
Congratulations on successfully passing your bar exam. You are now officially an attorney!
Поздравляем Вас с успешной сдачей экзамена. Теперь Вы официально являетесь уполномоченным лицом!
I fully meet or exceed the requirements of the Business Analyst III position, and I am pleased to apply for it.
Я полностью отвечаю требованиям бизнес-аналитика III категории или превосхожу их, и я рад возможности подать заявление на данную должность.

10 видов бизнес-писем

Коммерческое письмо. Sales Letter.

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Подсказки по написанию делового письма

При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности , чтобы смысл вашего письма был ясен.
Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале . Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости , прямой подход нецелесообразен . Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми. Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
После вступления необходимо указать детали проблемы.
Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
Сообщите читателю о причинах принятого решения.
Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style - выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana». Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
Всегда ставьте преимущества читателей перед своими . Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.
Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным ; не будьте чрезмерно формальными.
Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
В письме используйте действительный залог и личные местоимения.
Всегда заканчивайте письмо запросом на действие .
Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.

И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).

Преимущества электронной почты

Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.

Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.

В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.

Но помните, что электронная почта - это экономия денег (она в основном бесплатна, в то время как вы должны оплатить доставку (а то и марки) обычного делового письма) и сохранение окружающей среды, в отличие от писем, которые требуют потребление бумаги. Помните о деревьях!

А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский », где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!

Окончание делового письма

В последнем абзаце вашего произведения искусства нужно писать:

Please feel free to contact us in case you have any questions.
Обращайтесь в случае возникновения каких-либо вопросов.

Или следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы, фотографии:

«I am enclosing … » или «Please find the enclosed /attached …»

Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully », если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely » — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение.

Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards » или «Kind regards ». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.

Напоминаем о необходимости проверить свое письмо на наличие ошибок перед отправкой!

Примеры выражений в конце делового письма :

Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Искренне Ваш);
Regards (С уважением);
Best (Всего наилучшего);
Best regards (С уважением);
Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
Yours truly (Искренне Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (С уважением);
Respectfully yours (С совершенным почтением);
Thank you (Благодарю Вас);
Thank you for your consideration (Благодарю вас за внимание).

После этого ставьте запятую, и с нового абзаца пишите свои данные:

Name
Email Address
Phone Number

Если вы информируете своего коллегу по статусу текущего проекта, то формальное заключение будет не совсем уместно (хотя многие просто прописывают его по умолчанию); а если вы, например, вступаете в борьбу с целью продвижения по карьерной лестнице, то оно определенно потребуется.

И никаких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» и подобных разговорных словечек! Вас не поймут.

Примеры фраз для окончания делового письма

If you require any further information, feel free to contact me at any time. / Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time. / If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь в любое время.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to seeing you.
С нетерпением жду встречи с Вами.
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future .
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Мы надеемся, что можем рассчитывать на Ваши ценные заказы.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен за Ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
I await your reply with interest.
Я ожидаю Вашего ответа с заинтересованностью.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Мы настроены на построение прочных деловых отношений с Вами в будущем.
I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я с нетерпением жду нашей встречи 7 октября.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Еще раз спасибо за внимание, рассмотрение и время.
It"s always a pleasure doing business with you.
С Вами всегда приятно иметь дело.
Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Еще раз спасибо за обмен опытом в этом вопросе.
I am looking forward to getting your input on this issue.
Я с нетерпением жду возможности внести ваш вклад в этот вопрос.

Клише деловых писем

В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.

Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.

I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .

Has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.

Is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.

I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.

Sincerely yours,

Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.

I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.

We’re sure that this is an oversight on your part, and would appreciate your prompt attention to this matter. If your payment is already in the mail, please disregard this letter.

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Примеры делового письма на английском

Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.

Первый пример.

Company Letterhead

Students Of The Future Co.
610 Fountain Ave
Burlington, NJ 08016

June 6, 2018
Burlington Township Student
Street Address
City, State Zip

Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.

Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Второй пример.

Organization Letterhead

March 16, 2016

Mr. Ernie English

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.

Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.

Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.

Lucy Letter
President

Заключение

Вот вы и в курсе дела! Теперь можете пробовать устроиться в самые различные иностранные компании, красиво заявляя о себе и своих навыках, намерениях и достижениях в соответствующем официальном письме на английском. И пусть удача вам улыбнется!

Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

Официальные письма могут быть разных видов:

Деловое письмо;
Письмо-запрос информации;
Письмо-жалоба;
Письмо-заявление о приеме на работе;
Письмо-жалоба;
Письмо-извинение.

Структура делового письма

Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

имя руководителя;
его должность;
название компании отправителя;
номер дома, улица;
город, почтовый индекс;
страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

154 Sadovaya St

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией» .

Дата

Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:

July 28, 2017;
July 28th, 2017;
28 July, 2017;
28th July, 2017.

Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

полное имя получателя;
должность;
название компании;
номер дома, улица;
город, почтовый индекс;
страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение :

Mr. (мистер, господин),
Dr. (доктор),
Ms. (мисс, для незамужней женщины),
Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear …»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.
Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures » — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Структура письма	Речевые модели
1. Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner)	Dear Sir or Madam — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2. В первом абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!)	I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить…. I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы… I am interested in… — Меня интересует… I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о… I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся… I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где… I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа…
3. Конец письма в соответствующей форме:
Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой	Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением…
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо заканчивается	Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением…

Samples of business/formal letters

Примеры деловых официальных писем

Letter of enquiry (письмо-запрос)

1.Dear Sir/Madam,

2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.

I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

I look forward to your answer.

3.Yours faithfully,

Дорогой Сэр/Мадам

Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы английского языка для повышения своего уровня.

Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах оплаты и требованиях для зачисления.

С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Анна Рудова

Dear Mr. Stevens,

Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

Sincerely yours,

Уважаемый мистер Стивенс,

Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.

Искренне Ваш,

Брайан Уорнер

Letter of complaint (письмо-жалоба)

I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.

As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

Yours sincerely,

Уважаемый Мистер Олсен,

Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».

Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Билл Бэрри

Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
The price was expensive enough. – Цена была завышена.
It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

Letter of application

(Письмо-заявление)

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.

I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Уважаемый Сэр/Мадам,

Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».

Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.

Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джейн Моррисон

Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:

I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
…has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
…distinguished himself / herself … показал себя как…
His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
He/she is а creative person… Он/она креативная личность…
His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.

Деловое поздравительное письмо

Цель поздравительного делового письма — официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.

Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:

Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! — С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.

В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.

Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:

I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

В деловом мире встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!

Фразы для приглашения:

You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.

Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:

Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать)Вам…
Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Вывод

Официальное письмо состоит из следующих частей:

Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.

Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.

Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.

В современном мире электронная почта уже не так популярна для личной переписки – эту нишу заняли социальные сети и мессенджеры. Однако для делового общения она используется по-прежнему широко и отступать не собирается. Из этой статьи вы узнаете основные особенности ведения деловой переписки на английском языке, из каких элементов состоит email, а также чего стоит избегать в деловом общении.

Два вида деловой переписки на английском языке

Кому вообще нужно уметь писать деловые письма на английском? Как правило, людям, которым это необходимо по работе. Предположим, вы устроились в некую компанию, в обязанности входит переписка на английском по разным рабочим вопросам. Все деловые письма можно условно разделить на две большие категории:

Письма в свободной форме.
Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

На мой взгляд, есть смысл научиться писать письма в свободной форме , а шаблонные письма проще изучить уже в процессе работы, потому что они везде разные и просто нет смысла пытаться выучить все шаблоны. Как правило, в каждом предприятии есть некое “устаканившееся” представление о том, как следует писать разные заявки-отчеты, даже поздравления, а в 90% случаев просто набор готовых бланков в формате doc или xls, в которых нужно только подставлять цифры и фамилии.

Из чего состоит электронное письмо на английском

Отправитель письма по-английски sender , получатель – recepient , технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:

Subject – тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation – Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 – Прощальная вечеринка 12 апреля.
Body – тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
Attachment – вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
CC – копия письма. Если в поле “CC” добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
BCC – скрытая копия. Адресат, добавленный в поле “BCC”, получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.

Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy – машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.

Сокращения “CC” и “BCC” – привет из эпохи пишущих машинок

BCC расшифровывается, как blind carbon copy . На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально “слепая машинописная копия”.

Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?

Важный момент, который иногда упускают из виду. Иногда нужно продиктовать email устно, например, по телефону. Вот, что необходимо знать:

Символ ‘@’ читается как at , ни в коем случае не dog !
Точка в адресе электронной почте называется dot , а не point, full stop или period (о разнице между этими словами читайте ).
Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash – это тире, то есть более длинный вариант hyphen).
Символ ‘_’ читается как underscore , реже: understrike , low dash, low line .

[email protected] – support at hotmail dot com

[email protected] – help hyphen me at gmail dot com (gmail читается как “джи мейл”, а не “гмейл”)

Как видите, слова в адресах читаются просто как слова, а не по буквам как бывает с именами и фамилиями. Однако если в email входят , или непонятные наборы букв, лучше читать их по буквам:

[email protected] – a l y o n u s h k a at nomail dot net

Я думаю, что если вы читаете статью о деловой переписке, вы точно знаете 🙂

Общеизвестные доменные зоны com, net, org читают как слово, не по буквам. Менее известные, например ru, обычно по буквам.

[email protected] – example underscore address at mail dot r u

Композиция текста email на английском языке

Электронное письмо длиннее, чем “text” (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки – texting) и содержит традиционные , но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.

Основные элементы email:

Приветствие – может включать обращение по имени к адресату, если оно известно.
Вступление – если вы не знакомы с получателем письма, коротко представьтесь.
Цель сообщения – перейдите к делу и объясните, зачем обращаетесь.
Подробности – если необходимо, упомяните важные детали. Если подразумевается, что получатель письма должен, прочитав его, что-то сделать (выполнить указание, позвонить кому-то, ответить, переслать письмо и т. д.) напишите об этом вежливо, но недвусмысленно.
Подпись – письмо традиционно заканчивается какой-нибудь прощальной формулой вежливости, вашим именем, фамилией, иногда указанием места работы, адреса и номера телефона, если уместно.

Разберем подробнее приветствие и подпись – они пишутся шаблонно.

Варианты приветствия в электронном письме на английском

Чаще всего пишут просто “Hello + имя”:

Более формально:

“Dear” – это не “дорогой\дорогая”, как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего “уважаемый”. Обратите внимание, что после “hello” или “dear” не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий “HR department”, можно обратиться просто “Hello”, “Dear Colleagues” (если это коллеги), “Dear All” (группе коллег), “Dear HR department”.

Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу\департаменту (Dear Marketing Department).

Нередко используется обращение по имени без “приветственного слова”, просто “James”. Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.

Как завершить email

Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:

Best regards! (или просто “Regards!”) – С наилучшими пожеланиями!
Kind regards! – то же самое.
Best wishes / Warm wishes – опять то же самое.

В некоторых пособиях упоминают также “Sincerely yours” или “Faithfully yours” (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и “искренне ваш” по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто “Sincerely”.

Полезные фразы для деловой переписки на английском

Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.

I hope you are doing well – “надеюсь, у вас все хорошо”. Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы “How are you?”. Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
I just wanted to update you on… – “я просто хотел дополнить, что…” Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
I just wanted to let you know that… – “я просто хотел сообщить вам, что…” Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
Please be informed / advised – “пожалуйста, примите к сведению”.
FYI – сокр. от For Your Information , что тоже можно приблизительно перевести, как “примите к сведению”. Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
Please find (see) attached – буквально “найдите во вложении” (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report – Доклад во вложении.
For futher details – “более подробно”, “за более подробной информацией”. Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant – За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
I look forward to your reply / hearing from you – “Жду (с нетерпением) вашего ответа”. Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
Thank you for your time – “Спасибо за то, что уделили мне время”. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

Образец делового письма на английском языке

Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.

1. Очень формально.

Dear Mr. Jefferson,

I hope this email finds you well. This is Sergey Nim from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions it has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.

Sincerely,

Sergey Nim

Roga and Kopyta Inc.

Формальности этому письму придают:

Обращение Dear Mr. Jefferson.
Фраза I hope this email finds you well – более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
Оборот would you be so kind as – не будете ли вы так любезны.
Извинение Please accept my apologies – пожалуйста, примите мои извинения.
Sincerely в конце письма, название компании.

2. Менее формально.

Hello Alex,

This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience.

Best regards,

Формальность снижена за счет:

Более простого обращения, обращения по имени.
Sorry вместо “accept my apologies”.
Менее торжественного завершения письма: best regards .

Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.

3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.

I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. W ill you be able to attend it?

Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.

В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.

1. Излагайте в теме суть письма.

Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро “сканирует” взглядом темы – уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: “Please read it”, “Important”, “Hi”. Пишите конкретнее: “Booking Approval”, “Flight Delayed to 12:00 a.m.”, “Orientation at 9:00 on Tuesday”, “Schedule for May”.

2. Будьте вежливы.

В деловом общении вежливость – обязательна. Важно соблюдать этикет, писать “спасибо” и “пожалуйста”, иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна.

Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без “please” во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где, в отличие от устной речи, не отражается интонация.

Send me the annual report. – Пришли мне годовой отчет (приказ).
Please, send me the annual report. – Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.

3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.

В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.

4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!

Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.

Не пытайтесь показать, что знаете “умные” слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно – смешно.

5. Если нужно, структурируйте письмо.

К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).

6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.

7. Проверяйте письмо перед отправкой.

Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.

8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете “Dear Paul” вместо “Hi Paul”. Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку – это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.

Английское официальное письмо не трудно написать, однако следует знать порядок его написания, положение каждого из его отдельных частей, и как оно должно выглядеть в целом. Ниже вы можете найти образцы официального письма на английском языке. Мы надеемся, что они помогут вам написать свое собственное письмо.

Пример официального письма на английском языке №1 (по поводу объявления о приеме на курсы)

Dear Sir or Madam,

I am writing to enquire about language courses organised by your school. I found out information about it in local newspaper and I would like to know more.

Even if Icannot certify my knowledge of English, after years of learning the language at school I can safely assume that I am an upper-intermediate student. Are you able to offer me any course that would be good for me?

I understand from your advertisment that your courses are free. Are they free for everyone, or just only for students from your school?

The last question I have concerns your methods of teaching. As I particularly hope to improve my fluency, I would like to know how much attention is paid and what methods are used by the school teachers to develop the skill of speaking. It is very important for me, because my fluency is the worst side of my english.

I am looking forward to hearing from you.

Yours faithfully,
XYZ

Пример официального письма на английском языке №2 (с вопросами по поводу объявления в газете)

Dear Sir or Madam,

I am writing to ask about the holiday apartments in the Golden Sands advertised in „Каникулы за границей” magazine this month.

In your advertisement you mentioned that all the apartments are self-catering. Could you tell me what cooking facilities are available in the kitchen? Could you also tell me if cooking utensils are also provided?

I noticed from your advertisement that the beach is quite nearby. However, I would also like to know if the apartments have an access to a swimming pool.

I would be very grateful if you could send me a list of apartments and prices with a view to making a reservation in July.

Yours faithfully,

Tom Smith

Пример официального письма на английском языке №3 (по поводу объявления)

Dear Sir or Madam

I am writing to you because I saw your advertisement in the net and at first sight it looked interesting. I am interested in this advertisement deeper because I like rock music, so I think I will feel comfortable in this place.

I could be a ticket seller because I am good at maths. Also I could be a person, who provides rock stars with everything what they need because I am a helpful person.

I would like to have free drinks and snack during the festival. Of course, I promise I would not let you down and do what you ask for.

If you can, please send me some more information about accomodation conditions and transport to the gig place.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Пример официального письма на английском языке №4 (по поводу объявления о приеме на работу)

Dear Sir or Madam,

I am writing with regard to your adventisement, which appeared on your website: ? Future graphics? on 20 July 2013. I would like to apply for the post of computer graphics artist.

I enclose my CV with the details of my previous work experience. As you can see in the document, I have been working as graphic designer for two years and have a diploma for ?The best worker?. I can use Photoscape, Gimp, but I can learn new programmes, too.

I am a very hard working person, thus working with me is effective. I am creative and have many good ideas. My level of proficiency in English is pre-intermediate.

I have worked with companies in England, China and India, I have no problems in communicating with people from these countries. Could you please send me more information on that post?

Thank you for considering my application.

I look forward to hearing from you,

Yours faithfully,

Пример официального письма на английском языке №5 (с вопросами по поводу объявления)

You want to attend a course in English and American Studies in and English speaking country and you see this section in a college prospectus:

SCHOLARSHIPS
Every year, two scholarships are offered to candidates from overseas who can show how our one-year course would help their career. Scholarships cover fees, accommodation and food, but not transport or personal spending money. Apply in writing, explaining why do you think you deserve a scholarship.

Write your letter. Do not include any postal adresses. Write your answer in 120-180 words in an appropriate style.?

Dear Sir/Madam,

I would like to apply for one of the scholarship programs I saw advertised in your prospectus. Presently, I am training to be a secondary school teacher of English and I am finishing my course at the end of June. However, I feel I still have a lot to learn about the language and culture of The English-speaking country.

The reason I am applying for a scholarship is that I cannot afford the cost of studying abroad. I have no income except for my student grant, so if I am fortunate enough to be given the scholarship, I would have to work part-time to save some personal spending money. My parents will borrow some money for my airfare if I am succesful.

I would appreciate being given the opportunity to study at your college and would be very grateful if you would consider my application.

Yours faithfully,

Пример официального письма на английском языке №6 (жалоба на приобретенный товар)

Dear Sir Or Madam

I am writing to complain about a denim vest that I bought from your online shop last month.

When I took it out of the box, I was very unhappy to find that in different colour. As if this were not enough, this denim vest was too small.

I had a similar situation last year when I bought a dress online. It was too big. I wrote an e-mail to this company about this problem and they sent me another dress in the right size.

You can replace this vest for the right one or if it will not be possible I want to get a full refund.

I am enclosing the receipt.

I look forward to hearing from you in the near future.