Вы получите официальный документ с электронной подписью. Он имеет такую же силу, как справка с печатью работодателя. Такую справку примет банк, новый работодатель и вообще кто угодно: она заверена налоговой.

Но есть проблема. Скорее всего, вам все равно придется брать справку на работе.

Что за справка вообще?

Справка 2-НДФЛ - это подтверждение официальных доходов и удержанного налога. Работодатель отправляет в налоговую такую справку по каждому сотруднику. Налоговая видит, где конкретный человек работает, какая у него зарплата за год и по месяцам и сколько НДФЛ он заплатил.

Екатерина Мирошкина

экономист

Справка 2-НДФЛ нужна для разных целей. Например, для оформления вычета при покупке квартиры или оплате лечения. Еще такой справкой подтверждают официальные доходы для банка, чтобы взять или рефинансировать кредит.

Обычно справку 2-НДФЛ заказывают на работе. Бухгалтерия выдаст ее в любое время и за любой период работы.

Так что, теперь справку получить проще?

Да, теперь ее можно получить прямо на сайте налоговой. Раньше ее можно было только открыть, а скачать и передать кому-то - нет. Теперь можно. Справки выгружаются в формате.pdf или.xml. Этот файл можно переслать по электронной почте или прикрепить к заявке на кредит.

Почему такая справка имеет юридическую силу? Это же просто файл.

В чем тогда подвох? Почему эти справки не подойдут для кредита?

Работодатели подают справки о доходах сотрудников до 1 апреля следующего года. Налоговая загружает справки в личный кабинет еще позже - к июню. И так каждый год.

Например, в ноябре 2017 года у налоговой есть справка за 2016 год, а за 2017 еще нет. Даже весной 2018 года еще может не быть справки за 2017.

Для кредита нужна справка 2-НДФЛ за полгода до подачи заявки. Если подать заявку сейчас, нужно подтвердить доход с мая по ноябрь 2017 года. Для этого придется брать справку 2-НДФЛ на работе. В личном кабинете на сайте налоговой ее нет и быть не может.

А когда работодатель все-таки передаст данные в налоговую - например в конце марта 2018 года, - банку нужна будет справка о доходах за январь, февраль и март. Этих сведений тоже не будет в личном кабинете, и вам все равно придется идти в бухгалтерию. Или искать банк, который дает кредиты без подтверждения официального дохода.

Получается, задумка хорошая, но пока без большой практической пользы.

Значит, эти справки вообще не пригодятся? Зачем тогда это сделали? Опять бездумно растрачивают бюджет?

Справки за прошлые годы тоже могут пригодиться.

Для вычета. Чтобы получить вычет и вернуть налог за прошлые годы, нужно подать декларацию 3-НДФЛ и справку о доходах. В 2017 году могут понадобиться справки за 2014, 2015 и 2016 годы. Все они будут в личном кабинете.

Для банка. Банк может запросить подтверждение зарплаты за любой период - даже за прошлые годы. В свое время ипотечникам для господдержки нужно было подтверждать доход за 12 месяцев. Может быть, еще пригодится. Тогда справки можно выгрузить и отправить по электронной почте. Печать с работы не нужна.

Еще в личном кабинете отражаются справки об НДФЛ со списанных долгов и неочевидных доходов: при рефинансировании ипотеки, возврате страховки, компенсаций. По закону их должны прислать налогоплательщикам заранее, но не всегда присылают. Проверьте, вдруг вас ждет сюрприз.

Для суда и пристава. Например, если в суде нужно подтвердить доход за несколько лет. Ситуации могут быть какие угодно: отсрочка выплаты долга, уменьшение пеней по алиментам или раздел имущества.

Для пособий. В 2017 году соцзащита может попросить справку о доходах за прошлый год. Подойдет документ из личного кабинета.

Могут быть и другие ситуации, когда пригодятся справки 2-НДФЛ за прошлые годы. Если так случится, вы сможете распечатать их даже ночью, в отпуске и для всех членов семьи сразу.

Как проверить свои справки 2-НДФЛ ?

Зарегистрируйтесь на сайте налоговой. Для этого нужно сходить с паспортом в любую инспекцию и получить логин с паролем.

Зайдите в личный кабинет , откройте раздел «Налог на доходы ФЛ и страховые взносы», выберите пункт «Сведения о справках по форме 2-НДФЛ ».

Справки можно посмотреть или выгрузить с электронной подписью.

Здравствуйте, в организации на итогам 2013 года - 14 человек. Можно ли подать 2-НДФЛ на 14 человек почтовым отправлением с описью вложения в адрес Инспекции ФНС на бумажном носителе с вложенной дискетой?

Да можно, к дискете приложите опись вложения,и сопроводительные Реестры сведений о доходах физических лиц за 2013 год на бумажном носителе в 2-х экземплярах.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Способы подачи справок

Организации могут подавать сведения о доходах по форме 2-НДФЛ следующими способами:

• непосредственно в налоговую инспекцию через представителя организации на электронных или бумажных носителях. В этом случае сведения считаются представленными в день их подачи;
• почтовым отправлением с описью вложения. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки по почте;
• в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи . В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки, зафиксированную в подтверждении специализированного оператора или налоговой инспекции.

Справки на электронных носителях

При подаче справок по форме 2-НДФЛ на электронном носителе (дискете 3,5", DVD, CD, устройствах flash-памяти) к каждому файлу нужно приложить по два бумажных экземпляра сопроводительного реестра сведений о доходах . Один из этих документов остается в налоговой инспекции, а другой возвращается налоговому агенту.*

При приеме сведений инспектор может исправить ошибки, допущенные в адресах. Никакие другие корректировки в процессе контроля отчетности не допускаются.

После проверки файлов проверяющий инспектор и налоговый агент подписывают два экземпляра протокола приема сведений о доходах , один из которых выдается организации, а другой остается в инспекции.

Если сведения о доходах сформированы с ошибками, то проверяющий вернет налоговому агенту электронный носитель и с описанием допущенных ошибок. После этого отчетность необходимо исправить и повторно представить в инспекцию.

Передача справок по ТКС

Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно либо через специализированного оператора связи, либо через интернет-сайт ФНС России. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если организация – налоговый агент:

1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;

2) имеет возможность:

• сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;
• обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;
• сформировать квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.

При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:

• на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;
• в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах .

Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.

Справки на бумажных носителях

Подавать справки по форме 2-НДФЛ на бумажных носителях можно только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, не превысило 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). При этом к справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в инспекции.*

После проверки сотрудник инспекции и налоговый агент составляют протокол приема сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых передается организации, а другой остается в инспекции.

Передача справок по почте

Если справку 2-НДФЛ направили по почте, то датой ее представления в налоговую инспекцию считается дата отправки. Вместе со справкой необходимо представить опись вложения . Такой порядок предусмотрен приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576 .

Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.

Дату подачи справки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).*

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. ПРИКАЗ ФНС РОССИИ ОТ 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@

II. Порядок представления Сведений на электронных носителях

6. Сведения на электронных носителях представляются в налоговый орган налоговыми агентами лично, через представителя, либо направляются в виде почтового отправления с описью вложения, в виде файла (файлов) утвержденного формата Сведений в электронном виде за соответствующий налоговый период (далее - формат) на дискетах 3,5", дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти, с сопроводительными Реестрами сведений о доходах физических лиц за 20__ год (далее - Реестр) (приложение N 1 к настоящему Порядку) на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.*

С уважением,

Владимир Асатиани, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Гранаткиным Сергеем,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

• Скачайте формы

Обязанность налогового агента не только удержать с дохода сотрудника НДФЛ и перечислить его бюджет, но и своевременно предоставлять в налоговую сведения об этом. Сведения предоставляются по форме 2-НДФЛ по итогу календарного года. С 2016 года в обязанности организаций включена сдача расчета по форме . Но данное обязательство не отменяют справку 2-НДФЛ, так как в отличие от расчета она содержит информацию по каждому сотруднику индивидуально.

Куда сдавать 2-НДФЛ

Сдают справку в налоговый орган по месту учета организаций или предпринимателей. Если организация имеет обособленные подразделения, то куда именно подавать справку зависит от того, кто выплачивает сотрудникам зарплату. Если это делает головной офис, то справки по сотрудникам сдает он, а если заработная плата выплачивается обособленными подразделениями, то по форме 2-НДФЛ справку сдать нужно в ИНФС по месту регистрации подразделения.

Когда сдавать 2-НДФЛ для организаций, ИП и налоговых агентов

Сроки по предоставлении справок 2-НДФЛ одинаковы для всех налоговых агентов, как для организаций, так и для предпринимателей. Сделать это нужно до 1 апреля года, следующего за отч етным. Как правило, отчетным годом признается календарный год.

В том случае, если в середине года организации или предприниматели проводят реорганизацию или ликвидацию, то отчетным будет считаться период с начала года до даты реорганизации или ликвидации.

Отдельно следует выделить лиц, осуществляющих операции с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок. Они подают сведения о суммах удержанного и уплаченного НДФЛ по получателям. Но отчитываются они не по справке 2-НДФЛ, а по форме для налога на прибыль. Срок подачи при этом не один раз за год, а до 28 числа месяца, после отчетного периода. То есть в те же сроки, что установлены для сдачи отчета налога на прибыль.

Ответственность за непредставление

При представлении справки 2-НДФЛ несвоевременно ИФНС вправе оштрафовать налогового агента на сумму 200 рублей по каждой справке. При обращении ИФНС в суд, на работодателя может быть наложена административная ответственность в следующих размерах штрафных санкций:

• 100 – 300 рублей – штраф для граждан;
• 300 – 500 рублей – штраф для должностного лица.

Должностным лицом считается руководитель организации.

Кроме того, за предоставленные недостоверные сведения налогового агента могут оштрафовать на сумму 500 рублей. Причем штраф будет применен к каждой справке с недостоверной информацией.

Под «недостоверной информацией» понимают любые допущенные ошибки в справке, в том числе в реквизитах, кодах вычетах и в сообщаемых суммах. Данное правило установлено с 2016 года.

Избежать штрафа за недостоверную информацию можно только если налоговый агент сам обнаружит ошибку и исправит ее до сообщения налоговиков. Срок сдачи справки при этом значения не имеет. Даже если организация сдаст неверную справку, а затем по указаниям инспекторов исправит ее до 1 апреля, избежать штрафа не удастся.

Способ подачи 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ подать можно одним из трех способов:

• на бумажном носителе непосредственно в ИФНС;
• в виде почтового отправления, оформив письмо с описью вложения;
• в виде электронной справки по ТКС.

В зависимости от способа подачи справки в налоговый орган различают ее дату представления. При подаче лично налоговому инспектору – день обращения, при отправке почтой – дата почтового отправления, при отправке по ТКС – дата, зафиксированная при отправке оператором.

Подача справки по ТКС

Все больше организаций сдают сведения по форме 2-НДФЛ в виде электронной справки. Способ подачи справки по ТКС должны применять все организации с количеством человек 25 и более. Для этого организация или предприниматель выбирают оператора, предоставляющего услуги электронного документооборота.

Дополнительно распечатывать сведения и отправлять в инспекцию на бумажном носителе не требуется.

Справка 2-НДФЛ считается принятой, если после отправки по ТКС она прошла форматный контроль и зафиксирована ИФНС.

Если форматный контроль справка не проходит, то для устранения ошибки потребуется время. А это может привести к опозданию в отправке сведений в срок. Штраф за опоздание с отправкой сведений в этом случае применен не будет, так как их отправка произошла в срок, а вот если справка содержит ошибку, грозит 500 рублей штрафа.

Если организация после отправки сведений в налоговую самостоятельно обнаружила ошибку, она вправе аннулировать справку. Для этого ошибочную справку нужно отправить вновь с кодом корректировки «99». В справке указать только реквизиты сотрудника, а данные о выплатах и налоге не заполнять. Таким образом, в строках «Сумма налога» будут проставлены нули.

После этого составляется новая справка с правильными данными и отправляется в налоговую повторно. Штрафа в этом случае удастся избежать. Главное внести исправления до требования ИФНС и уложиться в срок до 1 апреля.

Подача 2-НДФЛ на бумажном носителе

Если организация или предприниматель, как налоговый агент выплатили налогооблагаемый доход не более чем 25 лицам, то сдать справку 2-НДФЛ они могут на бумаге. К справкам также прикладывается реестр сведений о доходах в двух экземплярах. Один остается в налоговой, а второй с отметкой инспектора возвращается налоговому агенту.

После того, как сведения по сотрудникам будут проверены инспектором, налоговая составляет в двух экземплярах протокол. Данный протокол приема сведений отдают лично представителю организации или предпринимателю, либо в срок до 10 рабочих дней направляется по почте в адрес налогового агента.

Выдача справки сотруднику

По заявлению справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику организации. Они могут потребоваться, например, если сотрудник увольняется или переводится в другую организацию в середине года. Тогда новому работодателю нужно будет учесть все предоставленные сотруднику вычеты по прошлому месту работы.

Срок для выдачи справки сотруднику по заявлению составляет до 3 дней.

Довольно часто возникает ситуация, когда сотрудник в течение года не имел дохода, который облагается НДФЛ. Например, во время отпуска по уходу за ребенком. В этом случае справку выдавать не нужно, так как выдачей справки занимается налоговый агент, которым в этот год работодатель не был. Однако, если сотрудник пишет заявление с просьбой выдать ему справку, игнорировать это не нужно. Сотруднику можно выдать справку в свободной форме, которая подтвердит отсутствие налогооблагаемого дохода у сотрудника. Либо выдать сотруднику бланк справки 2-НДФЛ с проставленными в соответствующих разделах прочерками.

Получить справку может сотрудник не сам лично. За него это может сделать доверенное лицо или его представитель. Доверенному лицу для получения справки нужно заверить нотариально доверенность, а представитель может получить ее и без доверенности.

Законодательная база

Законодательная база	Содержание
П.2 статьи 230 НК РФ	«О представлении налоговыми агентами сведений в налоговый орган по месту своего учета»
Письмо ФНС России №ЕД-4-3/17827 от 26.10.2011	«О порядке представления в налоговый орган справки 2-НДФЛ при реорганизации организации»
Статья 126 НК РФ	«Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля»
Статья 15.6 КоАП	«Непредставление, необходимых для осуществления налогового контроля»
Письмо ФНС России №ГД-4-11/14515 от 09.08.2016	«О налоговой ответственности налоговых агентов»Ответы на распространенные вопросы

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1 Сдают ли справку 2-НДФЛ в инспекцию сотрудника, по месту его проживания?

Ответ: Нет, данная справка предоставляется только в ИФНС по месту регистрации работодателя.

Вопрос №2 Можно ли подавать сведения на электронном носителе? Например, на флешке?

Ответ: Данный способ подачи отменен с 2016 года. Подать сведения можно либо на бумаге, либо в электронном виде.

С 08.11.2011г действует новый порядок предоставления справок по форме 2-НДФЛ . Он был утановлен приказом ФНС ММВ-7-3/576@ от 16.09.2011г. Старый порядок предоставления этих справок действовал с 2003 года и теперь уходит в прошлое.

Основные положения порядка предоставления справок 2-НДФЛ

В соответствии со статьей 230, пункт 2 и статьей 226 пункт 5 НК РФ, данные о доходах физических лиц, а также сумме налога, уплаченного за предыдущий налоговой период, представляются не позднее 1 апреля, а информация о невозможности удержать налог на доход физических лиц (НДФЛ) - не позднее одного месяца с даты завершения налогового периода.

В соответствии с обновленным порядком предоставления данных по форме 2-НДФЛ , информацию можно передать тремя способами: в бумажной форме, в электронном виде на электронном носителе информации (дискета, CD-DVD диск, Flash-накопитель) или с помощью телекоммуникационных каналов связи (через Интернет). Каждый из этих способов отличается своими особенностями.

Бумажная форма

При предоставлении справки по форме 2-НДФЛ в бумажном виде, ее можно либо самостоятельно принести в налоговую, либо отправить по почте (например, Почтой России) письмом с описью вложенных документов. Вместе со справкой необходимо представлять два экземпляра реестра сведений о доходах в соответствии с шаблоном в приложении №1 к приказу ФНС ММВ-7-3/576@.

В тот же день, когда документы будут получены, сотрудники ФНС обязаны проверить правильность их заполнения. Если в одном или нескольких из документов будут выявлены ошибки, неточности или исправления, то они изымаются. Факт их изъятия должен быть зафиксирован в протоколе приема сведений, который находится в приложении №3 к указанному выше приказу ФНС. Налоговому агенту или его представителю направляется экземпляр протокола. Если в нем нет указаний о нарушениях, значит данные по 2-НДФЛ приняты налоговой. Датой передачи информации в инспекцию считается день подачи документов, либо день отправки письма с описью вложений.

Электронные носители информации

В соответствии с новыми правилами, справки по форме 2-НДФЛ можно предоставлять на дискетах 3,5", CD-дисках, DVD-дисках и Flash-накопителях. Как и бумажные, электронные носители можно либо принести самостоятельно, либо отправить по почте (не электронной), приложив опись вложения. Каждый электронный файл должен сопровождаться двумя экземплярами реестра сведений о доходах на бумаге. При этом, необходимо соблюсти ряд правил. Во-первых, в одном файле должно содержаться не более 3000 справок. Во-вторых, один файл может включать в себя данные с одинаковой комбинацией реквизитов: отчетный период, признак представленных данных, ОКАТО, ИНН налогоплательщика, КПП фирмы. Пока происходит прием данных, адрес можно корректировать в соответствии с .

Считается, что сведения на электронном носители представлены в налоговую, если они прошли форматный контроль. Результаты такого контроля фиксируются в протоколе приема данных, шаблон которого представлен в Приложении 2 к приказу ФНС. Как и в случае с бумажными носителями, один экземпляр этого протокола высылается налогоплательщику или его представителю.

Отправка данных через Интернет

Третий способ отправки данных - через сайт ФНС России в сети Интернет. Для этого необходимо подготовить сведения в определенном формате (требования такие же, как для передачи данных на электронном носителе - см. выше), после чего подписать эего с помощью электронно-цифровой подписи плательщика и направить в инспекцию. Далее файл проходит форматный контроль в налоговой, после чего, в течение одного рабочего дня, налоговому агенту должно быть отправлено извещение о получении его данных. Также в течение 10 рабочих дней с даты отправки сведений, плательщику должен быть выслан реестр сведений о доходах и протокол приема данных, о которых говорилось выше. Если форматный контроль пройден успешно и информация зафиксирована в реестре сведений, то сведения считаются представленными.

В сентябре 2011 г. был утвержден Порядок представления в налоговые ор­ганы сведений о доходах и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц. Документ вступил в силу 8 ноября 2011 г., но фактически применяется при взаимо­действии с налоговыми органами с 2012 г. О том, что нужно учесть бухгал­теру в связи с его принятием, расскажем далее.

Новый Порядок заменил принятый еще в 2003 г. Порядок за­полнения и представления Справки о доходах физического лица за 2003 г. (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583). До последнего времени организации должны были представлять отчетность по НДФЛ (в т. ч. через Интернет) в соответствии с этим давно устаревшим документом, поскольку другого просто не было.

В соответствии с новым Порядком могут представить форму 2-НДФЛ в налоговый орган од­ним из трех способов:

• лично или через (в бумажном виде или на электрон­ном носителе);
• направить в виде почтового отправления с описью вложения (в бумажном виде или на электронном носителе);
• передать с применени­ем (только в элек­тронном виде).

Датой будет считаться:

• в первом случае - дата фактического представления;
• во втором - дата отправки по почте;
• в третьем - дата отправки, зафиксированная в подтверждении оператора связи или

Отчетность в бумажном виде. Распечатанную или заполненную от руки форму 2-НДФЛ можно представить лично или отправить по почте. Пункт 15 Порядка предписывает сопроводить ее Реестром сведений о доходах физических лиц за истекший год, причем в двух экземплярах. Форма реестра утверждена тем же приказом, что и Порядок. Заполнение реестра рассмотрим на примере.

Отчетность на электронных носителях. Отчетность в электронном виде можно представить на дискете, CD- или DVD-диске либо на флэшке.

Как и в случае с бумажной отчетностью, формы 2-НДФЛ должны сопровождаться реестрами сведений о доходах физических лиц. Причем реестры должны быть на в двух экзем­плярах на каждый файл, несмотря на то, что сама отчетность пред­ставляется на электронном носителе.

Количество представляемых в инспекцию форм 2-НДФЛ не долж­но превышать 3000 документов в одном файле. Если этот порог пре­вышен, то придется формировать несколько файлов.

Отчетность через Интернет Представить 2-НДФЛ по телекоммуникаци­онным можно двумя способами (п. 21 Порядка):

• через специализированного оператора связи, который обеспечивает обмен информацией между налоговой инспекцией и организацией;
• через

← Вернуться